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Excel, der beste Weg, um einen Dienstplan zu erstellen?

Minéa
Minéa
Aktualisiert am
09
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03
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2022
Excel, der beste Weg, um einen Dienstplan zu erstellen?

Ist Excel der beste Weg, um einen Dienstplan zu erstellen?

 

Wenn Sie für ein Unternehmen verantwortlich sind oder die Personalabteilung leiten, stellen Sie sich vielleicht die Frage: Ist Excel wirklich der beste Weg, um einen Dienstplan zu erstellen? Es gibt viele Vor- und Nachteile bei der Verwendung von Microsoft-Tabellen für Dienstpläne.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige Vor- und Nachteile, geben Tipps zu Erstellung von Dienstplänen mit Excel, weisen auf Schwierigkeiten hin und zeigen auf, wann Sie vielleicht aus dem Thema herausgewachsen sind und welche anderen Optionen es heute gibt.

 

INHALT:

1. Wozu einen Dienstplan erstellen?

2. Welche Informationen muss ein Dienstplan enthalten?

3. Dienstplan mit Excel erstellen, eine Schritt-für-Schritt Anleitung

4. Was spricht gegen die Nutzung von Excel zur Personalplanung?

5. 5 Zeichen, dass Ihr Business aus der Excelplanung herausgewachsen ist

6. Skello, die online Personalplanungssoftware versus Excel

 

Wozu einen Dienstplan erstellen?

Ein Arbeits- bzw. Dienstplan stellt kurz gesagt sicher, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und ist somit ein wichtiges Instrument der Personaleinsatzplanung (PEP). Der Dienstplan stellt Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich in einem Dokument dar zu dem alle Zugriff haben. In ihm wird eingetragen, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Betrieb sind und auf welchen Posten sie arbeiten. Ein Dienstplan dient dazu die Mitarbeiter möglichst effektiv einzusetzen und gleichzeitig allen strukturellen, gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben gerecht zu werden. Es ist gar nicht so einfach alles unter einen Hut zu bringen und selbst der sorgfältigste Personalleiter kann bei der manuellen Verwaltung des Dienstplans einige Fehler übersehen. 

Welche Informationen muss der Dienstplan enthalten?

Unabhängig davon, ob der Dienstplan mit Papier und Stift, mit Excel oder mit einer speziellen Software erstellt wird, sollte er zumindest folgende Informationen erhalten:

- Zeitraum, für den der Plan gültig ist

- Vor- und Nachname der Mitarbeiter

- Qualifikationen bzw. Posten

- Geplante Arbeitstage und Arbeitszeiten

Was so einfach klingt, verbirgt aber viele knifflige Aufgaben, die es zu lösen gilt. Es beginnt damit, dass nicht jeder Mitarbeiter die gleiche Wochenstundenzahl arbeitet (Vollzeit vs Teilzeit). Bestimmte Mitarbeiter wie z.B. Minderjährige unterliegen besonderen Regelungen, die es zu berücksichtigen gilt. Dazu kommen Urlaubsanfragen, Krankheitsausfälle und Sondervereinbarungen usw. Excel ermöglicht die Darstellung des Ergebnisses und eine gewissen Kontrolle der verschiedenen Faktoren. Ein Tabellenkalkulationsprogramm kombiniert aber nicht automatisch alle Kriterien, sondern dies wird in minutiöser und langwieriger Arbeit vom Dienstplanersteller erarbeitet.

Dienstplan mit Excel-erstellen, Schritt-für-Schritt Anleitung

 

Wenn Sie wie unzählige andere Personalverantwortliche Dienstpläne mit Excel erstellen wollen, können Sie mit einem leeren Blatt bzw. einer leeren Tabelle starten und Ihren 100% benutzerdefinierten Schichtplan erstellen. Schneller geht es mit vorgefertigten Vorlagen, von denen man heutzutage viele über Suchmaschinensuche finden kann. Noch einfacher geht es mit den Vorlagen die direkt von Microsoft Excel angeboten werden:   Excel bietet eine gratis Vorlage für Mitarbeiterschichtpläne an. Grundlegende Funktionen und Formeln sind schon eingerichtet, sodass Sie nicht von null starten müssen.

 

Hier geht es zum Download der kostenlosen Excelvorlage.

Alternative: Dienstplan mit Google Sheets erstellen

Wie Excel, bietet auch Google Sheets einige vorgefertigte Vorlagen an. Darunter auch eine Schichtplanvorlage und ein wöchentliche Arbeitszeiterfassung.

So können Sie auf die kostenlosen Vorlagen in der Google Vorlagengalerie zugreifen:

Geben Sie in Ihrem Browser Google Sheets ein. Es kann sein, dass Sie sich in Ihren Google Account einloggen müssen. Dann klicken Sie oben rechts auf Vorlagengalerie.

 

Dann genügt es, bis zum Bereich „Arbeit“ hinunterzuscrollen und schon sehen Sie Templates für einen Schichtplan und die wöchentliche Zeiterfassung.

 

 

Hier geht es direkt zum Download der kostenlosen Google Sheet Vorlagen:

 

Schichtplan

WöchentlicheZeiterfassung

 

Was spricht gegen die Nutzung von Excel zur Personalplanung?

 

Die Erstellung eines Zeitplans mit Excel ist eine große Verbesserung, wenn Sie gewohnt sind, auf Papier zu planen. Die meisten Firmen und Unternehmer haben schon Microsoft Office Lizenzen, und die Nutzung von Excel führt zu keinen zusätzlichen Kosten - es ist also gefühlt kostenlos. Und Excel bietet auch vorgefertigte Personalplanungsvorlagen. Was ist also falsch daran?

 

Excel ist kein optimales Werkzeug für die Dienstplanerstellung, denn

 

- Excel ist ein Zeitfresser: Es kostet viel Zeit, eine passende Excel Vorlage zu erstellen und auszufüllen. Dazu kommt, dass die Informationen regelmäßig manuell angepasst werden müssen (wie z.B. Personaleingang und -abgang, Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Wünsche der Mitarbeiter....

 - Excel ist ein stand-alone Dokument: Solch ein Spreadsheet kann nicht mit der HR- und Lohnabrechnungssoftware oder anderen Tools verknüpft werden und automatisch Informationen austauschen. Dieselben Daten müssen daher manuell in mehreren Tools eingegeben und abgeglichen werden, wie z.B. Verfügbarkeit, Abwesenheit, oder schon geleistete Überstunden, um nur einige zu nennen. Dies ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

- Oft abhängig von einer einzelnen Person: sehr oft ist das Wissen und Knowledge von Excel und der Personalplanungstabelle in nur einer einzigen Person gebündelt. Sollte diese Person ausfallen (Krankheit oder sie verlässt die Firma), kann dies große Probleme mit sich bringen.

- Excel ist ein one-person-tool und ist nicht kollaborativ: Es kann immer nur eine Person an der Datei arbeiten.  Es gibt kein Benutzerrechtsmanagement, das regelt, wer welche Informationen ändern oder einsehen darf. Ist auch nicht möglich nachzuverfolgen wer etwas verändert hat. Möchte eine andere Person Informationen in der Datei ändern, wird die Datei meistens per E-Mail weitergeleitet. Natürlich kann die Datei in die Cloud gestellt werden, um den Emailverkehr einzuschränken, aber langfristig läuft man Gefahr, dass es mehrere Versionen der Personalplanungsdatei gibt und es nicht mehr nachvollziehbar ist, welche Version richtig ist.

- Sehr anfällig für menschliche Fehler: Durch ständig notwendige manuelle Erfassung und Anpassung der Daten besteht große Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Studien haben herausgefunden, dass bis 35% aller betrieblich genutzten Exceldateien Fehler enthalten (manche nennen sogar über 80%): falsch erfasste Daten, Fehler in den verwendeten Formeln oder aber auch Formatierungsfehler der Zellen. Dies kann zu hohen Kosten und Zeitaufwänden führen.

- Erschwert die Zeiterfassung: Solche Excel-Dateien ermöglichen keine automatische Zeiterfassung. Die manuelle Dateneingabe in Excel führt häufig zu Diskrepanzen zwischen den tatsächlichen und den geplanten Stunden. Dies wiederum führt zu Streitigkeiten im Büro über die tatsächlich geleisteten Stunden. Das Ergebnis? Sowohl die Lohnabrechnung als auch die Produktivität werden stark beeinträchtigt.

- Schützt nicht vor Verstößen gegen gesetzliche und vertragliche Vorgaben: es gilt nicht nur über neue Standards und Regeln für Dienstpläne auf dem Laufenden zu bleiben und diese in die benutzerdefinierten Vorlagen einzubringen. Sie müssen sich immer über die aktuellen Arbeitsgesetze an Ihrem Standort informieren, sowohl für Minderjährige als auch für Erwachsene. Die Arbeitsgesetze schützen die Arbeitnehmer davor, mehr Stunden zu arbeiten, als ihnen gesetzlich zusteht. Die Excel-Vorlage für den Wochenarbeitszeitplan bietet keine Möglichkeit, die Anzahl der von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Wenn Sie sich nicht an die Arbeitsgesetze halten, verstößt Ihr Unternehmen gegen das Gesetz und muss mit kostspieligen Bußgeldern rechnen.

5 Zeichen, dass Ihr Business aus der Excelplanung herausgewachsen ist und es Zeit ist, sich nach einer Alternative umzusehen

 

Im Vergleich zu einer Schichtplanung mit Papier und Stift ist Excel ein enormer Fortschritt. Aber es kommt ein Punkt, an dem Excel nicht mehr die optimale Lösung ist. Sie erwischen sich dabei, wie Sie bei einem der folgenden Statements mit dem Kopf nicken? Ein unmissverständliches Zeichen dafür, das Sie aus Excel Dienstplanung herausgewachsen sind! Ein online Schichtplaner ist dann die smartere Lösung, um Zeit zu sparen und Ihr Business auf den nächsten Level zu bringen.

- Sie investieren jede Woche mehrere Stunden in die Dienstplanerstellung. Und sind trotzdem regelmäßig mit Über- und/oder Unterkapazitäten konfrontiert. Fazit: Sie haben den Eindruck, die Dienstplanerstellung via Excel kostet Sie mehr Zeit, als sie einspart. Und diese Zeit möchten Sie eigentlich mit Ihren Kunden oder Mitarbeitern verbringen.

👉🏻 Ein online Personalplanungstool kann jeden Monat rund 20 Stunden Arbeitsaufwand sparen. Diese Zeit können Teamleader dann der Kunden bzw. Gästebetreuung widmen oder aber auch die Mitarbeiter coachen. Das zahlt direkt auf Ihren Geschäftserfolg ein.

- Die Kommunikation mit den Mitarbeitern rund um den Dienstplan führt regelmäßig zum Chaos: Sobald der Dienstplan ausgehängt bzw. fertiggestellt ist, kommen Anfragen und Rückmeldungen von den Mitarbeitern wie z.B. „Ich bin nicht vor Ort, bitte ein Foto vom Dienstplan schicken“ oder „Ich möchte den Dienst mit Herrn Schmidt wechseln“ und auch „Ich habe da doch Urlaub“; und das bunt gemischt via E-Mail, WhatsApp, SMS oder Sprachanrufe. Da verliert auch der beste Manager die Übersicht!

👉🏻 Eine Software für cloudbasierte Dienstplanung entwirrt das Kommunikationschaos und schickt jedem Mitarbeiter automatisch seinen Dienstplan zu. Mitarbeiter können Schichtwechsel autonom absprechen und abschließend vom Manager absegnen lassen. Der Plan wird automatisch upgedatet. Auch Urlaubsanfragen können auf dieselbe Art und Weise gemanagt werden. Und somit wird sichergestellt, dass niemand mehr während einer geplanten Abwesenheit am Dienstplan steht.

- (Zu) viele unabhängige Tools, zwischen denen Daten manuell übertragen werden müssen: Dienstplan, Personalzugänge und -abgänge, rechtliche Vorgaben, Zeiterfassungssysteme, Urlaubsanfragen und ungeplante Abwesenheiten, geleistete Überstunden und das Lohnabrechnungssystem. Jeden Monat werden unzähligen Stunden investiert, um Daten aus den verschiedenen Systemen manuell zusammenzuführen und zu kontrollieren: Zeitverschwendung und Quelle für viele Fehler.

👉🏻 Online Personalplanungs-Software vereint all diese Daten in nur einem Tool. Daten und Vorgaben müssen nur einmal erfasst werden und stehen allen verschiedenen Anwendungen in Echtzeit zur Verfügung.

- Regelmäßig an der Grenze der Legalität bzw. haben die Grenzen schon ungewollt überschritten: Arbeitsverträge, gesetzliche Vorgaben oder Betriebsvereinbarungen werden ungewollt nicht eingehalten: Sie haben Mitarbeiter mit unterschiedlichen Wochenstundenverträgen (Vollzeit und Teilzeit), Studenten, die nur am Abend oder am Wochenende verfügbar sind, minderjährige Lehrlinge für die besondere Regelungen gelten, Überstunden, Mindestruhezeiten: Wenn nicht alles in Echtzeit erfasst wird, kann es passieren, dass man ungewollt die Richtlinien und rechtliche Vorgaben nicht einhält.

👉🏻 Eine Online-PEP-Software ermöglicht es, alle rechtlichen und vertraglichen Vorgaben zu erfassen und auf individuellem Niveau zu kontrollieren.  Sobald man Gefahr läuft, eine Vorgabe nicht einzuhalten, wird eine Warnmeldung angezeigt.

- Der Dienstplan ist zu einem Ungeheuer geworden und es braucht einen Excel-Experten, um ihn zu zähmen und zu bändigen: unzählige Zeilen, Zellen und Kolonnen, Formeln, die nur Eingeweihten verständlich sind und Makros, die nicht mehr funktionieren? Was passiert, wenn die einzige Person, die sich damit noch auskennt, krank wird oder sogar das Unternehmen verlässt?

👉🏻 Ein Online-Dienstplan übernimmt all diese heiklen Punkte und nimmt die Komplexität aus der Dienstplanung.

Skello, die online Personalplanungs-Software

Sie haben beim Lesen einmal oder mehrmals genickt? Dann empfehlen wir Ihnen weiterzulesen Sie, um zu erfahren, wie Ihnen Skello mit seiner Zeit- und Personalmanagement Software helfen kann.

 

Skello, Mitarbeiterpläne automatisch online erstellen lassen

 

Skello bietet unzählige Vorteile gegenüber der Verwendung von Excel, wenn es um Dienstpläne und Personalmanagement geht.

Skello ist die Online-Software für Zeit- und Personalmanagement. Mit der Skello All-in-One-Lösung können Sie Ihre Dienstpläne im Handumdrehen erstellen und die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern vereinfachen. Mit Skello müssen Sie (fast) nichts mehr tun - alles ist automatisiert! Sie brauchen wiederkehrende Schichtpläne für Monate und Jahreszeiten? Sie arbeiten in A- und B-Wochen? Mit Skello könne Sie "Planungsvorlagen" nach Ihren Bedürfnissen erstellen und Wochen auf Knopfdruck duplizieren.

Die Arbeitspläne werden per E-Mail veröffentlicht, direkt aus der mobilen App oder per SMS (je nach Auswahl) verschickt. Bei kurzfristigen Änderungen werden Ihre Mitarbeiter sofort benachrichtigt und sie können Schichten direkt untereinander austauschen.

Die Beantragung und Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaub und Verfügbarkeiten erfolgt ebenfalls über Skello und fließt somit direkt in die automatisierte Planung ein.

 

Skello versus Excel

 

Sie haben genug von Excel und wollen ein schnelles, leistungsstarkes und einfach zu bedienendes Tool? Unsere HR-Lösung unterstützt Sie nicht nur bei der Planung und Verwaltung Ihrer Mitarbeiterdaten, sondern bietet auch exklusive Funktionen: Dokumentenerstellung, Skello Stempeluhr, Erstellung von Reisebescheinigungen, Export von Kurzarbeitsdaten...

Sie möchten einen direkten Vergleich zwischen Excel und Skello? Wir haben Ihnen die Arbeit abgenommen und ein fertiges Dokument für Sie erstellt:

Laden Sie sich den Vergleich zwischen Excel und Skello herunter: 14 Punkte auf einen Blick! 

Skello eröffnet neue Perspektiven für Ihr Business. 

Excel und andere Spreadsheets bieten viele Möglichkeiten, sind aber nicht auf Personaleinsatzplanung spezialisiert! Mit Skello eröffnen sich Ihnen neue Perspektiven, mit denen Sie Ihr Unternehmen zum Erfolg führen können. Personalplanung ist nicht länger eine lästige Pflicht, sondern wird zu einem Erfolgsfaktor und Leistungsindikator!

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