10 Kennzahlen in der Gastronomie: So steuern Sie Richtung Erfolg!

Gut ausgelastet, guter Umsatz und trotzdem nicht erfolgreich 😐.  Auf den ersten Blick erscheint diese Aussage unplausible, aber es passiert häufiger, als man denkt. Denn es reicht nicht, seinen Gastronomiebetrieb gut ausgelastet zu sehen. Die Kosten müssen in einem passenden Verhältnis zu den Einnahmen stehen. Nur so wird bzw. bleibt Ihr Gastrobetrieb langfristig erfolgreich und schreibt Gewinn. Überbesetzung, zu hohe Warenkosten oder auch jegliche Art von Verschwendung gilt es zu vermeiden. Das klingt so einfach. Aber was ist zu viel? Was ist zu hoch? Hier kommen die leider so oft ungeliebten Kennzahlen ins Spiel. Bitte trotzdem weiterlesen 😉!

Kennzahlen sind mehr als nur Zahlen, die Sie regelmäßig erfassen und auswerten sollen. Kennzahlen sind wie Leuchttürme, die Sie durch undurchsichtige Gewässer leiten und vor Gefahren warnen. Kennzahlen helfen Ihnen, die Leistung und die Gesundheit Ihres Betriebes in einfachen Zahlen auszudrücken. Schwierig erkennbare Zusammenhänge werden so einfach verständlich. Kennzahlen ermöglichen Ihnen – wenn notwendig - schnell gegenzusteuern, um strategische Ziele zu erreichen. Und mit den richtigen KPIs können die Ziele, die Sie sich für Ihren Betrieb gesetzt haben, schneller erreicht werden. 

Neben allgemeingültigen Business KPIs, hat auch jede Branche seine eigenen Kennzahlen, so auch die Gastronomie. Unabhängig von der Größe Ihres Gastgewerbes, ob Restaurant, Imbiss oder Systemgastronomie, es sind immer ähnliche Kennzahlen, die regelmäßig ausgewertet werden sollten. Wir haben uns 10 Gastronomiekennzahlen für Sie angesehen. 

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Umsatz

Mit dem Umsatz steht und fällt der Erfolg Ihres Restaurants. Der Umsatz allein sagt aber noch nichts über die Performance oder Rentabilität des Betriebes aus. Erst wenn Sie den Umsatz in Relation mit anderen Informationen setzen und Kennzahlen berechnen, wird es interessant und aussagekräftig. 

Wenn Sie beispielsweise den Umsatz pro Tag errechnen, werden Sie herausfinden, welche Tage mehr oder weniger umsatztüchtig sind, wie viel Personal an diesen Tagen eingesetzt werden soll, oder vielleicht auch ganz drastisch – welcher Tag vielleicht besser ein Ruhetag sein sollte.

 Im Zusammenhang mit dem Umsatz werden auch gerne Kennzahlen wie Umsatz pro Gast oder Umsatz pro Sitzplatz berechnet und verfolgt. 

Anzahl der Gäste 

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Die Anzahl der bewirteten Gäste ist eine wichtige Information, die in viele andere Kennzahlen einfließt. Sie sollten alles daransetzen, diese Information zu erfassen, am besten auf den Kassenbons. Nur so können Sie evaluieren, wie viel Umsatz pro bedienten Gast erwirtschaftet wird, die Auslastung Ihres Restaurants verfolgen (Anzahl der Gäste im Verhältnis zu den verfügbaren Sitzplätzen) oder wie viele Gäste ein Servicemitarbeiter betreuen kann. Diese letzte Zahl ist unter anderem unglaublich wichtig für eine optimale Dienstplanerstellung. 

Ladenhüter auf der Speisekarte 

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Haben Sie Ladenhüter auf Ihrer Speisekarte? Ein kostspieliger Luxus, von dem Sie vielleicht gar nichts wissen! Denn die notwendigen Zutaten müssen immer vorrätig sein und werden dann meistens ungenutzt entsorgt. Analysieren Sie also regelmäßig mit Ihrem Küchenchef die Beliebtheit der verschiedenen Gerichte und streichen Sie die Penner von der Karte und suchen Sie nach Alternativen. Zur Bewertung einfach die Anzahl der verkauften Portionen jedes Gerichtes durch die Anzahl der Gäste dividieren. Die Ladenhüter stehen dann ganz unten in der Rangliste. 

Produktivität der Mitarbeiter

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Wie effizient ist Ihre Mitarbeitereinteilung und damit auch Ihre Dienstplanung? Um dies in Zahlen auszudrücken, teilen sie einfach den Umsatz durch die benötigten Mitarbeiterstunden. Dies kann pro Schicht, pro Tag, pro Team erfolgen, je nachdem was Sie messen möchten. 

Haben Sie einmal die Zielproduktivität festgelegt, sind Sie bei der Mitarbeitereinteilung bzw. Dienstplanerstellung schon ein großes Stück weiter. Denn aus der Umsatzerwartung und der Zielproduktivität können Sie direkt die notwendige Anzahl der Mitarbeiter für den jeweiligen Tag ableiten. 

Personalaufwandsquote 

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Personalkosten sind neben den Kosten für die Waren der höchste Kostenpunkt in einem Gastronomieunternehmen. Um die Personalkosten zu bewerten (zu hoch oder zu niedrig), setzt man sie in Relation zum erzielten Umsatz, d.h. wie viel kostet mich das Personal, um den Umsatz zu erwirtschaften. Und erhält somit die Personalaufwandsquote. Als grober Richtwert in der Gastronomie gilt, dass die Personalaufwandsquote auf keinen Fall 25-30% überschreiten soll. 

Mitarbeiterfluktuation 

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Die Mitarbeiterfluktuationsrate gibt an, wie viele Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraumes Ihren Betrieb verlassen. Hohe Fluktuationsraten sind sehr kostspielig, da ständig neue Mitarbeiter gefunden und eingearbeitet werden müssen. Diese Kennzahl ist in der Gastronomie branchenspezifisch leider sehr hoch (68% laut Statistischem Bundesamt 2021)), oft auch wegen der Saisonalität. Aber auch unpassende Dienstpläne, Mitarbeiterunzufriedenheit und schwache Mitarbeiterbindung können die Fluktuationsrate negativ beeinflussen. Dienstplansoftware – wie z.B. Skello, kann Ihnen dabei helfen, Dienstplanwünsche, interne Mitsprache und einfache interne Kommunikation optimal umzusetzen. 

Automatisierung der Personalkennzahlen und der Dienstplanerstellung

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In einer Personalplanungs und -verwaltungssoftware wie Skello, können Sie als Restaurantbesitzer Personalkennzahlen in Echtzeit übersichtlich darstellen und verwalten. Die zur Geschäftssteuerung notwendige Leistungsanalyse wird somit stark vereinfacht: Keine Informationen werden außer acht gelassen und alles wird automatisch berechnet: Der SOLL und IST-Umsatz, die Produktivität, die Personaleinsatzquote, die Lohnsumme, …

Skello zeigt nicht nur in Echtzeit geschäftsübergreifende Kennzahlen an, sondern verwaltet auch alle Personaldaten und HR-Deadlines wie z.B. bald endende Probezeiten, ablaufende Visa, Personalzugang und -abgang, Ablaufen der Gesundheitszeugnisse bzw. der Gesundheitsbelehrungen. 

Skello wurde entwickelt, um die Dienstplanerstellung zu vereinfachen und zu automatisieren. 7000 Betriebe vertrauen europaweit schon auf Skello um ihre Mitarbeiterplanung zu vereinfachen, die Wünsche jedes einzelnen Mitarbeiters zu berücksichtigen und die interne Kommunikation zu verbessern.  

Viele Restaurantbesitzer erzählen uns begeistert von einem verbesserten Arbeitsklima und bessere Vereinbarung von Privatleben und Beruf ihrer Teammitglieder. Wichtige Grundlagen für eine starke Mitarbeiterbindung und minimierte Fluktuationsraten. 

Wareneinsatz

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Der Wareneinsatz sagt aus, wie viele Rohstoffe gebraucht wurden, um die verkauften Speisen zuzubereiten. Der Wareneinsatz ist einer der größten Kostenblöcke in der Gastronomie und Sie sollten diesen deshalb stetig im Auge behalten, um überflüssige Kosten zu vermeiden. Zur Berechnung der Wareneinsatzquote wird der Warenverbrauch durch den erwirtschafteten Umsatz geteilt. Die Kennzahl Wareneinsatzquote sagt sehr viel über die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebes aus. Zur genaueren Bewertung können Sie die Kennzahl nach Speisen und Getränken getrennt analysieren. 

Wareneinsatz pro Gast

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Für Köche und Küche ist der Wareneinsatz pro Gast eine wichtige Kennzahl. Mit dieser Kennzahl können Sie die Kosten-Effizienz der Küche im Auge behalten. Um den Wert zu errechnen, teilen Sie einfach den Warenverbrauch durch die Anzahl der bedienten Gäste. 

Foodwaste

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In der Gastronomie fallen leider viele Lebensmittelabfälle an. Dies ist nicht nur kostspielig (siehe Wareneinsatz), sondern hat auch einen negativen Impakt auf unsere Umwelt. Zu große Portionen oder aber verdorbene Lebensmittel, die nicht rechtzeitig verarbeitet werden konnten, sind oft der Grund. Lösungsansätze: Portionen anpassen bzw. mehrere Portionsgrößen anbieten, Karte „ausmisten“ und auf besseren Einkauf, Lagerung und Inventur achten. 

Das Thema liegt Ihnen am Herzen, dann lesen Sie doch bei foodnotify oder bei Zerowaste nach. 

Nicht alle Abfälle lassen sich vermeiden, aber dennoch drastisch reduzieren.  Und alles, was sich nicht vermeiden lässt, können Sie der Kompostierung zuführen. 

Die Gastronomiekennzahl – Primecost

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Sie möchten Ihr Controlling mit nur einer Kennzahl starten? Dann sollten Sie auf die Kennzahl Primecost setzen. Diese Alleskönner setzt die beiden Hauptkostenpunkte der Gastro-Branche Wareneinsatz und Personaleinsatz in Relation zum Umsatz. 

Die Primecost berechnet sich wie folgt: Teilen Sie die Summe der Personalkosten und der Wareneinsatzkosten durch den Umsatz. 

Richtwert: Kleine Betriebe sollten darauf achten, dass der Wert unter 55% bleibt, größere Gastro--Betrieb sollten unbedingt unter 65% bleiben. Läuft die Primecost aus dem Ruder, dann laufen Sie Gefahr, Verluste zu schreiben. Also mindestens einmal monatlich erheben, damit Sie rechtzeitig gegensteuern können!

Unsere Liste von Kennzahlen hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll als Anstoß dienen, sich dem Thema vorsichtig zu nähern. Controlling und Kennzahlen sind oft eine ungeliebte Disziplin, helfen aber ungemein, ein Restaurant erfolgreich zu führen. 

Aber Achtung! Passives Kennzahlenerrechnen und verfolgen wird Ihren Geschäftserfolg nicht verbessern. Es gilt aus den Kennzahlen Erkenntnisse zu erzielen und Maßnahmen zu ergreifen. Nur so können Sie negativen Entwicklungen entgegensteuern bzw. Maßnahmen mit positivem Impakt beibehalten oder sogar forcieren.