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La crise que nous traversons depuis quelques semaines et encore plus intensément depuis le confinement, a des conséquences sur la gestion rh. Notamment, la gestion des demandes de congés ou absences de vos salariés. Pour éviter que ces modifications de congés ne deviennent un casse tête sans fin, voici quelques recommandations pour vous.
Si un très grand nombre de commerces français ont récemment fermé leur porte suite aux obligations de confinement du gouvernement, quelques uns, considérés comme “nécessaires”, peuvent maintenir leur service. Par exemple, les supérettes, supermarchés, boulangeries, ou encore commerce de détail de fruits et légumes… Ils se trouvent donc débordés et leur gestion de personnel en est chamboulée.
Comment peuvent-ils donc annuler des congés qui avaient été pris ?
L’employeur est désormais en droit d’imposer ou de modifier des jours de congés payés déjà pris par les salariés dans la limite de 6 jours ouvrables, en respectant un délai de prévenance d’au moins un jour franc. La période de congés imposée ou modifiée ne peut pas dépasser le 31 décembre 2020. Cela nécessite tout de même un accord d’entreprise ou de branche, sinon l’employeur ne pourra pas imposer ces jours de congés acquis. On parle aussi de “dialogue social” si l’employeur n’a pas de représentants du personnel.
Afin de répondre au mieux à la vague importante de clients, les employeurs des commerces alimentaires ont donc le droit de reporter ou d’annuler des prises de congés. Le salarié n’a officiellement pas le droit de s’opposer à ce changement puisque la situation économique l’exige. Idéalement, si vous souhaitez que cette démarche soit honnête et n’installe pas un vent glacial entre vous et vos employés, essayez de les prévenir un minimum à l’avance de ces modifications d’emploi du temps. Aussi, si des vacances étaient déjà réservées et payées et que leurs billets n’ont pas déjà été remboursés, il serait préférable de leur proposer une indemnisation.
À situation exceptionnelle, décisions exceptionnelles… si vous souhaitez anticiper la reprise d’activité après la période de confinement, et ne pas être débordé, il vous est aussi recommandé de refuser de manière systématique des nouvelles demandes entrantes de congés sur les mois à venir. Si vos employés vous apprécient et aiment le projet de votre entreprise, ils seront à priori compréhensifs. Le projet de votre entreprise et sa survie sont l’affaire de tous !
Bien que vous n’ayez pas besoin de vos salariés dans l’immédiat, beaucoup sont forcés à l’annulation ou au report de leurs congés validés : ils sont dans l’impossibilité de bouger, les frontières ont été fermées et la plupart des trains et vols annulés… Devez-vous accepter de sacrifier ces jours de congés validés pour en donner d’autres au moment où les affaires reprendront ?
Sachez que ces congés pris ne sont pas automatiquement décalés. S’ils ont été pris et validés avant la période de confinement, ils sont normalement conservés.
La décision reste entre les mains de l’employeur : vous êtes en droit d’accepter ces modifications de CP par solidarité pour vos employés mais vous êtes aussi tout à fait légitime de refuser ces demandes si la situation de “survie” de l’entreprise l’exige. Un conseil ? Essayez de ne pas faire de distinction entre vos différents employés ou du moins de les justifier s’il y en a. Bien que vous soyez décisionnaire et en position de forte, il est impératif d’être clair sur votre positionnement et d‘argumenter vos actions si elles ont des impacts négatifs.
L’employeur peut désormais imposer ou modifier sous préavis d’un jour franc, les journées de repos acquises par le salarié au titre d’un dispositif de réduction du temps de travail maintenu en vigueur en vertu de la loi n° 2008–789 du 20 août 2008 dans l’entreprise ou dans l’établissement, ou un dispositif de jours de repos conventionnels mis en place dans le cadre des dispositions prévues aux articles L. 3121–41 à L. 3121–47 du code du travail.
Il se peut aussi que cette période creuse doive être compensée pour s’y retrouver financièrement… Certains employeurs pourront donc décider d’avancer des jours de congés déjà posés par leur collaborateurs. Dans le cadre du COVID-19, l’employeur est dans le droit de modifier l’ordre et les dates de départ en congés de l’ensemble de ses salariés. Ceci est une option avantageuse et temporaire afin d’éviter de les mettre en chômage partiel (notamment s’ils sont dans l’impossibilité de travailler de chez eux). À noter que l’employeur peut désormais imposer aux salariés de prendre des congés payés en confinement : dans une limitation de six jours ouvrables pour le moment, c’est à dire une semaine de congés payés. 10 jours au total de RTT ou congés modifiés peuvent être pris sur décision du chef d’entreprise (le nombre total de jours de repos dont l’employeur peut imposer au salarié la prise ou dont il peut modifier la date ne peut être supérieure à 10). L’employeur pourra, dans les prochains mois, imposer la prise de jours de RTT, modifier les jours de repos et également imposer des prises de jour du compte épargne temps (CET).
Ceci étant dit, nous vous déconseillons fortement de trop toucher aux dates de congés afin de ne pas nuire à l’entente que vous avez avec vos collaborateurs : vous pouvez vous y retrouvez financièrement en mettant en place le chômage partiel ou encore des arrêts de travail spécifiques et indemnisés comme ceux forcés par la garde d’enfants.
