Vos feuilles d’heures signées. En toute conformité.

Les conventions collectives imposent bon nombre de règles à suivre pour une bonne mise en conformité : faire signer les feuilles d’heures individuelles de ses employés chaque semaine en fait partie.
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La majorité des gérants de restaurants, de magasins gèrent ce processus manuellement et courent après leurs salariés afin de récupérer ces documents signés par l’ensemble des salariés.
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En plus de faire peser une charge mentale lourde et d’empêcher les gérants de se concentrer sur leur cœur de métier, ce processus long et hautement manuel fait peser un risque sur l’entreprise en cas de contrôle URSSAF.
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Avec cette nouvelle expérience de signature électronique via une solution européenne et certifiée, vous restez dans les clous sans charge mentale et pouvez enfin vous concentrer sur votre cœur de métier.
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Avec Skello, vous êtes à un clic d’une bonne mise en conformité !

Afin de vous faire bénéficier d’une solution de signature électronique Skello s’est fait accompagner d’un prestataire de service de confiance qualifié et reconnu sur l’ensemble du territoire européen par la Commission Européenne. Il s'agit de la réglementation eIDAS qui fixe les règles d’utilisation et de reconnaissance légale des services pouvant délivrer des certificats de signature électronique des pays membres de l’Union Européenne.
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Skello a choisi Yousign comme prestataire pour permettre à nos clients de bénéficier d’une expérience certifiée et sécurisée. Yousign est un prestataire de service de confiance en conformité avec la règlementation eIDAS. La solution utilisée pour faire signer les feuilles d’heures individuelles de vos salariés est donc reconnue comme un tiers de confiance.
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Le règlement eIDAS définit la recevabilité juridique d’une signature : elle ne peut donc être refusée au motif que celle-ci est au format électronique. Toute signature électronique dispose donc d’une valeur probatoire au sein de l’Union Européenne.
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En France, le règlement européen eIDAS a été retranscrit en droit français dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. En complément, en France, l’ANSSI est l’organe de contrôle en charge de la qualification des prestataires de service de confiance, reconnus ensuite au niveau européen. Cet organe de contrôle identifie et évalue les prestataires de services de confiance qualifiés afin de s’assurer qu’ils restent bien en conformité avec le règlement eIDAS. La signature électronique s’applique à tous les métiers et secteurs d’activité.
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En complément, Yousign dispose des certifications ETSI pour la délivrance de certificats de signature électronique, de cachet serveur et pour l'horodatage.

Skello a choisi Yousign pour faire bénéficier à ses clients d’une solution de signature électronique afin de les aider à se mettre en conformité en faisant signer les feuilles d’heures individuelles des salariés électroniquement.
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Il s’agit d’un acteur de la confiance numérique car il protège à la fois ses clients et les utilisateurs du service de signature électronique. Les données et documents qui sont envoyés en signature via notre partenaire sont protégés et sécurisés.

La signature électronique repose sur l’attribution d’un certificat numérique qui donne sa valeur juridique à la signature. Et non, la signature électronique n’a donc rien à voir avec le gribouilli que vous essayez tant bien que mal de faire sur la tablette du livreur ! Il s’agit d’un ensemble de données numériques associées à votre identité qui vous permet d’attester officiellement de votre consentement sur les documents que vous signez.

La signature électronique proposée par Skello est le moyen le plus simple pour moderniser et optimiser votre processus de signature des feuilles d’heures. Pratique et efficace, notre solution de signature en ligne limite les erreurs et vous fait gagner en qualité, tout en libérant vos équipes de cette tâche, parfois chronophage.

Vous devez faire signer leurs feuilles d’heures à vos salariés ? Grâce à cette nouvelle fonctionnalité de l’interface Skello, choisissez vos contacts, gérez l’envoi de documents et récupérez les horaires signés. Vous pouvez ensuite facilement les stocker et les centraliser, dans le respect des normes RGPD et sans délai de conservation.

Tout employeur a l’obligation légale de contrôler le temps de travail de ses employés. Cette obligation implique de pouvoir produire des justificatifs d’heures travaillées pour chaque salarié en cas de contrôle. La signature électronique des feuilles d’heures est alors la solution la plus simple à mettre en place pour être en conformité.

En l’absence de pointeuse mécanique (badge) ou digitale (en ligne) qui permet de justifier automatiquement le temps de travail des salariés, les employeurs doivent tenir un registre récapitulatif des heures travaillées. Légalement, ce récapitulatif doit être signé a minima chaque semaine, sans quoi la véracité des informations pourrait être remise en cause.

Légalement, la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite classique (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000), mais bien qu’elles remplissent la même fonction, la signature électronique a l’avantage de figer le document signé, rendant infalsifiable le certificat électronique lié à la signature numérique. À l’inverse, une signature manuscrite peut facilement être copiée et dupliquée. Utiliser cette solution pour la signature de feuilles d’heures est alors une sécurité supplémentaire pour l’employeur et le salarié.

C’est le règlement eIDAS qui encadre l’utilisation de la signature électronique afin de sécuriser son fonctionnement au niveau européen. Si votre entreprise souhaite passer à la signature numérique, alors vous êtes concerné par ce règlement. Afin de répondre à ces exigences de sécurité, Skello s’est associé à Yousign, certifié au niveau européen pour vous proposer la meilleure expérience possible.

La fiabilité des fichiers traités avec la solution de signature électronique Yousign accessible depuis Skello repose sur plusieurs niveaux de protection :
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- une identification à plusieurs entrées : plusieurs paramètres sont pris en compte pour vérifier l’identité du signataire ;
- un document verrouillé : après signature, le fichier n’est plus modifiable, ce qui garantit son intégrité ;
- un historique horodaté : toutes les données liées au fichier sont horodatées, enregistrées et archivées.

Optimiser la gestion quotidienne des activités est aujourd’hui au cœur des préoccupations des dirigeants, et c’est bien normal ! Trouver une solution digitale présente souvent de nombreux avantages, et c’est aussi le cas de la signature électronique. L’intégration d’un logiciel de signature électronique vous permet en effet d’optimiser la gestion des feuilles de présence des salariés et d’améliorer le fonctionnement de votre entreprise sur plusieurs niveaux :

- réduction des coûts financiers (consommables, archivage, etc.) ;
- augmentation de la productivité : gain de temps ;
- sécurisation et traçabilité : document protégé, infalsifiable, horodaté, etc ;
- digitalisation du processus qui permet de se démarquer pour attirer et retenir leurs employés

La digitalisation de la signature des feuilles d’heures permet en effet de réduire considérablement le temps consacré au contrôle du temps de travail des salariés et comme toute démarche de digitalisation des processus internes ou de numérisation de documents. Cela représente une action environnementale non négligeable pour les entreprises.

Simple d’utilisation et riche en fonctionnalités, l’outil de signature électronique de Skello est la méthode la plus efficace pour améliorer et sécuriser votre processus interne de gestion de temps et de flux de travail des salariés.