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Vous êtes entrepreneur ou responsable des ressources humaines dans un établissement, et vous ne savez pas trop comment réaliser vos plannings d’équipes ? Il est vrai qu’en partant de rien, beaucoup de possibilités s’offrent à vous pour construire vos plannings du personnel. L’outil dont on entend le plus souvent parler pour une gestion simple et rapide du temps de travail, c’est Excel. Pourtant, si le logiciel tableur met à disposition des modèles de plannings gratuits, le logiciel tableur n’est pas spécialisé dans la gestion des emploi du temps. Est-il tout de même l’outil n°1 de gestion de plannings en France ?
Faire les plannings salariés à l’avance est une obligation légale pour l’employeur. En plus de les faire, il faut faire en sorte que ces plannings respectent bien les règles légales et conventionnelles indiquées.
Outre ce cadre légal, qui est bien sûr à respecter, chaque business présente des spécificités selon son secteur et sa structure. Il est donc conseillé de pouvoir construire des plannings qui soient flexibles et qui s’y adaptent.
Un tableur Excel est créé par vous et ne vous permet pas d’intégrer et de répercuter toutes les régulations de votre convention collective, qui sont d’ailleurs mises à jour de temps en temps. Vous n’avez pas la possibilité de mettre des règles et des alertes directement sur Excel. Pas très pratique, car cela vous obligera à revenir vérifier régulièrement les règles inscrites dans votre convention collective et ne vous empêchera pas de faire des erreurs d'inattention, de temps à autre.
Pour construire ses plannings de manière efficace et juste, il est essentiel de pouvoir accéder facilement en un clin d'œil aux informations de vos salariés (le Registre Unique du Personnel) comme leur contrat en cours, leur RIB, leur poste, leur date d’embauche… En ayant ces informations, vous irez toujours plus vite sur vos démarches RH de vos employés.
Sur Excel, vous ne pouvez pas regrouper toutes ces informations de manière optimale et bien lisible. Construire vos plannings sur Excel et avoir votre RUP sur papier va probablement vous faire perdre beaucoup de temps. Vous allez devoir jongler pour trouver les informations salariales qui vous intéressent.
En devant passer d’un document à un autre, vous allez faire la part belle à des erreurs d’inattention ou des erreurs de frappe.
Aussi, sur Excel, pas possible de garder une trace définitive de ce qui a été fait ou modifié : les fichiers excel sont peu souvent collaboratifs, vous ne pouvez pas vraiment décider des niveaux de décision sur les plannings des personnes de votre entreprise. Excel n’est pas vraiment un outil collaboratif : c’est pour cela que les utilisateurs d’Excel vont souvent gérer leurs plannings seuls, alors qu’ils aimeraient pouvoir déléguer une partie de cette tâche administrative.
Pour gagner du temps sur cette tâche chronophage qu’est la gestion des plannings, il faut être efficace dans leur construction, mais aussi leur communication ! Une fois terminés, vos plannings doivent être communiqués à vos salariés simplement, idem dans le cas de modifications postérieures (dues à des imprévus ou à des échanges de shifts, par exemple…).
En vous limitant à Excel pour gérer vos plannings, vous n’aurez pas vraiment d’autre choix que de donner accès à ces fichiers à vos employés (mais en général, vous voulez éviter que l’employé ait accès à d’autres données salariales que son propre planning), ou de leur envoyer par email. Vous ne pourrez pas non plus coupler la communication des plannings et la communication avec vos employés. Imaginez pourtant, comme cela serait pratique si vous pouviez recevoir sur un seul et même outil, les alertes de fin de contrats, de période d’essais, et les demandes de congés de vos salariés ?
Avec Excel, vous n’êtes pas à l’abri de rater une échéance RH importante : il est possible de gérer parfaitement votre personnel via Excel, mais cela vous demandera une attention et une organisation bien particulière. Vous avez de meilleures choses à faire, non ?
La gestion des plannings est souvent considérée comme un casse-tête par les professionnels. Alors, si elle est déjà compliquée dans son essence, de par la multiplicité de critères légaux ou structurels à prendre en compte, elle se doit au moins d’être facile au niveau de sa prise en main.
Sur Excel, il n’y a pas vraiment d’automatisation : c’est vous qui, par des formules, allez “automatiser” vos fichiers Excel. Alors, à moins que vous soyez certifié en Bac+5 Excel (ça existe 🙄?), la construction de vos tableurs Excel pour les plannings demandera une réelle connaissance de l’outil. Pensez à vous faire accompagner ou à regarder des tutos sur internet si vous avez du mal au début, cela sera nécessaire !
Bien qu’Excel soit un outil plutôt fonctionnel pour faire des plannings d'horaires simples, nous vous garantissons de suivre ces 5 raisons pour ne plus faire vos plannings sur Excel. Excel sera souvent suffisant pour un établissement de moins de 6 salariés mais vous rencontrerez très vite des limites au delà de cet effectif.
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