Un shift, c’est une tranche horaire de travail durant laquelle un salarié va travailler. Si beaucoup le lisent comme un anglicisme, c’est le terme que nous avons trouvé le plus adéquat pour désigner cette “heure” ou “suite d’heures” travaillée par un employé. On le sait, selon les industries, les shifts des employés qui ont été planifiés peuvent beaucoup varier du réel : changement de dernière minute dû à une absence, échange avec un collègue, contexte économique… Ces modifications imprévues ainsi que les demandes individuelles de chaque salarié amènent une charge administrative lourde. Alors comment éviter de travailler des heures supplémentaires pour recevoir les demandes et réaffecter les horaires efficacement ?
Entre le recueil des demandes, l’évaluation du changement et son approbation et la réaffectation des postes… beaucoup de temps peut être perdu lors d’un swap d’horaires.
Avant de mettre au clair votre fonctionnement pour l’échange de shifts, il est important que vous ayez vos droits en tête. D’abord, notez que si l’approbation pour l’échange d’un shift entre salariées est conseillée, elle n’est pas toujours obligatoire. Restez tout de même vigilant, si vous autorisez vos salariés à procéder à un échange sans validation. En effet, des échanges trop nombreux peuvent mener à des coûts supplémentaires, notamment si vos salariés ont des salaires disparates. Vos plannings doivent être créés en prenant en compte le poste et le volume horaire de chacun. En changeant vos plannings trop souvent, vous perdez en optimisation du ratio de personnel.
Permettre aux salariés de gagner en flexibilité et en autonomie ne peut être que positif. Les salariés aspirent à être plus libres et à pouvoir organiser comme ils le souhaitent leur travail, cela a notamment été accentué par la crise du covid-19. Leur donner la possibilité de faire leurs demandes en ligne est un bon compromis puisqu’ils gagnent du temps mais vous gardez quand même la main sur la décision. De manière plus globale, digitaliser votre point de vente et offrir des outils qui permettront aux employés d’être plus efficaces est de plus en plus apprécié dans le monde du travail.
Quel que soit le fonctionnement pour lequel vous optez pour gérer votre communication des plannings et les échanges de shifts, cette dernière doit être communiquée clairement aux salariés. Tout le monde doit avoir le bon niveau d’informations pour s’organiser au mieux. Encadrer cet échange de shifts permettra à ce qu’il n’y ait pas de débordements dans l’organisation du travail.
Un outil de planification des horaires de travail peut vous accompagner sur l’ensemble de votre communication RH, notamment les swap de shifts.
👉 Vous en connaissez plusieurs mais ne savez pas sur quels critères le choisir ? Lisez cet article pour mieux identifier vos besoins et vos objectifs. Sur un logiciel SaaS comme Skello, l’échanges d’horaires et de postes n’est plus une problématique. Les salariés sont indépendants et peuvent directement faire la demande d’échange à leurs collègues : le manager valide ensuite sur la plateforme. Les salariés gagnent ainsi en indépendance, mais vous gardez toujours la main sur la validation et la prise de décision.
Sur Skello, l’échange de shifts est nommé “transfert de shifts”. Pour autoriser cette démarche à vos salariés, il faudra activer la fonctionnalité sur votre compte Skello. Cette dernière se situe dans l’espace “Niveau de permissions et actions” dans les paramètres généraux.
Côté salarié, la demande d’échange se fait directement depuis l’application, dans “Mes shifts”. Il faut choisir le shift concerné et le transférer à un collègue avec qui l’on veut échanger. Un message peut être ajouté pour introduire ou contextualiser la demande.
Si l’employé accepte la demande, elle sera ensuite transmise pour validation finale au manager : cela, sans que vous ayez à lever le petit bout du doigt ! Depuis votre canapé, en un clic, restez notifié en temps réel des échanges réalisés. Si la demande est acceptée, le swap sera fait automatiquement sur le planning; Si elle est refusée, il n’y aura pas de modification.
