%20(1)%20(1).webp)
Toute personne qui emploie des salariés doit absolument tenir un registre du personnel, au même titre qu’autres registres tels que les registres relatifs aux conditions du travail, celui du CSE (Comité Social et Économique) et le DUER ou DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels). Ce document garantit tout simplement la transparence des emplois dans l’entreprise et il répond donc à un certain nombre de lignes directives.
Ce registre du personnel doit être créé dès l’arrivée du 1er employé dans l’entreprise !
L’Article L1221-13 du Code du Travail dit que tout employeur doit tenir à jour régulièrement ce registre du personnel.
Oui, les particuliers employeurs ainsi que les associations qui utilisent le chèque emploi associatif ne sont pas concernés par cette obligation de RUP.
Attention, les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif ne sont pas dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel.
Ce document concerne l’ensemble des salariés d’une entreprise, sans distinction en fonction de leur contrat : CDI, apprentissage, professionnalisation, intérim, CDD… Tout le monde doit être référencé dans ce registre du personnel. Y compris les stagiaires et volontaires en service civique.
L’employeur doit tenir un registre unique du personnel par établissement et non pas par entreprise ! Donc si vous avez une entreprise mais que vous comptez plusieurs commerces, le RUP devra être fait pour chaque commerce individuellement !
L’important, c’est que votre RUP soit complet au niveau des informations qui sont renseignées. Il n’y a pas de forme préférée : vous avez la possibilité de l’avoir sous format papier ou digital.
Article D1221-23 du Code du Travail :
👉 Identifiez le salarié : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, sexe, numéro de sécurité sociale
👉 Carrière : emplois, qualifications, date d'arrivée et de sortie de l'entreprise , autorisation d’embauche lorsqu’elle est nécessaire
👉 Type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat à durée déterminée, contrat d'insertion professionnelle, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs...
💡 Travailleurs étrangers ? Il faut mentionner le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
💡 Stagiaires ? Nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur du stage, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer à un endroit spécifique.
Notez que si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est indispensable, et cela pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie dont il est question.
L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peut amener à 750 € d’amende pour les personnes physiques, et jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales (Article R1227-7 du Code du travail).
Le registre unique du personnel doit pouvoir être présenté à tout moment. S’il y a un contrôle, l’employeur doit donner le document obligatoire et mis à jour !
Depuis quelques années, le RUP est désormais gérable de manière dématérialisée. Compte tenu du nombre croissant d’entreprises utilisant des logiciels de paie, le Code du travail a autorisé de déroger à l’obligation d’avoir un support papier et autorise la tenue d’un RUP sur un support informatique, sous réserves de maintenir les « garanties de contenu et de contrôle équivalents à la version papier. »
🤩 Votre RUP est donc disponible sur Skello, première solution pour votre gestion administrative du personnel !
Sur votre “Espace Employés”, vous accédez sur Skello à l’ensemble des informations de votre RUP.
Notre registre permet de « maintenir les garanties de contenu et de contrôle équivalents à la version papier » puisque nous gardons en mémoire toutes les données des employés, mêmes ceux qui ne font plus partie de votre établissement et qui ont été archivés pendant toute la durée de votre utilisation de Skello.
L’autre bonne nouvelle à vous annoncer ? La tenue d’un registre sous forme informatisée dispense l’employeur d’une déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés).
En revanche, le code du travail prévoit que cette « dérogation » soit portée à la connaissance des DP (délégués du personnel). En outre, l’employeur doit adresser à l’inspection du travail l’avis résultant de cette consultation.
💡 Notez-le bien avant de passer au Registre du Personnel Dématérialisé avec Skello !
Le RUP est donc directement téléchargeable sur Skello.
La mise à jour du RUP doit se faire à la conclusion d’un contrat de travail ! Vous devez inscrire le personnel en respectant l’ordre d’embauche de manière chronologique, et cela de manière indélébile (indélébile dans le sens où vous devez être capable de pouvoir conserver des versions modifiées du registre).
À la rupture d’un contrat de travail, vous devrez aussi indiquer la date de sortie du salarié au moment de sa rupture de travail (démission, retraite, fin de CDD, licenciement, rupture conventionnelle, etc.)
Passer au registre du personnel dématérialisé est donc conseillé pour vous faire gagner du temps, à condition bien sûr de respecter les conditions prévues par la loi ! Le CSE doit avoir été informé et l’avis des représentants doit être ensuite présenté à l’inspecteur du travail.
