Premier rappel, l’employeur est dans l’obligation de donner accès à l’horaire collectif de travail des salariés. Si cet affichage peut prendre diverses formes, de plus en plus d’entreprises quittent le bon vieux papier pour passer sur des formats en ligne. Les logiciels de gestion de planning et de personnel sont un bon moyen de construire sa planification d’équipes rapidement, tout en prenant en compte plus facilement le cadre légal. Quelles sont les règles et comment cela fonctionne-t-il ?
Pour l’affichage de l’horaire collectif, quelles informations doivent être renseignées et comment ?
👉 Idéalement, les plannings doivent être affichés sur le lieu de travail à la semaine et indiquer la personne concernée (même si vous les envoyez au préalable via SMS, email ou sur une application);
👉 Les heures de début et de fin de journée et les heures de repos doivent être indiquées;
👉 La date et la signature par l’employeur.
Le planning sur l’année peut être pratique à réaliser si cela est possible, mais n’est pas une obligation légale.
Chaque modification de planning doit être communiquée à l’employé ou aux employés concernés. Il n’y a pas réellement de durée fixe pour le moment où les employeurs doivent communiquer leurs plannings : elle varie selon le type d’entreprise et la convention collective. La règle : communiquer assez à l’avance pour que vos salariés soient satisfaits et puissent organiser leur vie privée et leur vie professionnelle.
D’autres informations doivent être indiquées :
👉 Le nombre de semaines qui font partie de la période de référence;
👉 L’horaire de travail et la répartition de la durée de travail pour chaque semaine.
Pour ce type d’employés, la limite de la communication des plannings est de 7 jours si les conventions ne le précisent pas. Une peine de 37 500 euros ou une année de prison peuvent être des peines encourues en cas de non-respect de ce délai.
Pas de délai fixe minimum non plus ! Si aucun accord collectif n’existe, la norme sera de considérer que les plannings doivent être communiqués au moins deux semaines avant et, sous circonstances exceptionnelles, 1 jour avant.
Toutes les heures complémentaires réalisées doivent être comprises dans un total annuel d’heures supplémentaires (par salarié et par année). Si ce montant est dépassé, vos plannings devront proposer des repos compensateurs aux salariés. Le contingent applicable pour ces heures est de 220 heures par an pour chaque salarié.
👉 Le CSE doit être informé et donner son approbation à l’employeur.
Notez aussi qu’au moment de créer vos plannings, les durées maximales de travail doivent être respectées. Par semaine, nous comptons 48 heures maximum, soit 44 heures par semaine en moyenne pour toute période de 12 semaines consécutives ou 10 heures de travail effectif par jour.
Quand vous êtes employeur, vous avez plusieurs obligations légales. Au-delà des plannings et de leur communication, vous devez aussi tenir un Registre Unique du personnel. Cela implique de lister toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise, et ça jusqu’à 5 ans après la fin du contrat.
Pendant longtemps, ce registre unique du personnel était tenu sur du papier. Sur Skello, il est dématérialisé : cela a la même valeur aux yeux de la loi ! Bien sûr, il faut garantir “contenu et contrôles équivalents à la version papier”. Sur cet outil, vous y accédez en un clic et vous pouvez faire toutes vos modifications depuis l’espace Employés. Toutes les informations obligatoires peuvent être générées automatiquement et un fichier récapitulatif peut aussi être téléchargé.
Pour le suivi et l’historique des contrats de travail, c’est pareil : tout est accessible en un clin d'œil.
Skello a la particularité de prendre en compte les règles légales tout en s’adaptant aux spécificités de votre structure. Notre solution RH s’adapte à vous et non pas l’inverse : on vous donne toujours le choix. À la création d’un compte Skello, un paramétrage doit être fait pour préciser le type d’établissement, la convention collective concernée, les besoins de l’établissement ou l’entreprise concernée.
Une fois sur les plannings, il est également possible d’activer ce que l’on appelle “optimisation des plannings” pour limiter au maximum les erreurs structurelles ou légales. Des règles de structure peuvent être activées ou désactivées, ce qui permettra ensuite à Skello de vérifier vos plannings en fonction de vos règles et de vous alerter en cas d’anomalies (c'est-à-dire si les règles ne sont pas respectées).
Les conventions collectives enregistrées sur Skello sont régulièrement mises à jour, impossible donc de ne pas être aligné avec la loi 😊
Deux cas de figure possibles sur Skello :
👉En plus de votre convention collective, vous avez des accords d’entreprise à respecter.
👉 Votre convention collective est très spécifique et n’est pas encore sur Skello (cela ne saurait tarder 😉) : une convention collective existante peut être réajustée pour être au plus proche de la vôtre. Ainsi, Skello pourra calculer les bons chiffres sur votre rapport de paie et générer les bonnes alertes sur vos plannings.
Des règles peuvent donc être ajustées sur votre rapport Skello, notamment plusieurs types d’heures qui peuvent être personnalisées : les heures supplémentaires, complémentaires, du dimanche, de jours fériés (hors 1er mai), le 1er mai, de nuit...
Les coupures et leurs majorations peuvent aussi être personnalisées sur notre outil.
Smart Planner est une nouvelle option disponible sur Skello, qui vous permet en quelques clics de combiner vos préférences légales et structurelles par rapport à vos besoins de planification. Vous n’avez plus d’effort à faire, l’algorithme s’occupe de tout ! Encore une fois, vos règles seront paramétrables avant le démarrage du Smart Planner :
👉La prise en compte ou non des disponibilités des employés;
👉La durée de travail pour déterminer l’amplitude journalière de vos shifts et le nombre de jours de repos hebdomadaires;
👉Le système de dépassement horaire à mettre en place;
👉Les critères d’attribution des shifts.
💡 Pour ce qui est de votre convention collective, Skello renseigne par défaut toutes les règles pré-enregistrées et les met à jour pour vous.
Si vous n’êtes pas sûr d’être en phase avec le cadre légal ou que vous n’avez simplement pas le temps de faire attention aux mises à jour, faire passer votre planification d’équipes sur un outil de pilotage en ligne paraît être adéquat. En effet, au-delà d’éviter des sanctions du fait du non-respect des règles légales, vous allez augmenter la satisfaction de vos salariés et gagner plus de 20h par mois sur la gestion de personnel.
