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Suivre précisément et calculer les heures de travail de vos équipes, c’est assurer une gestion efficace de vos ressources humaines.
Vous garantissez une rémunération juste, tout en respectant les obligations légales liées au temps de travail.
Pour vous accompagner dans cette tâche, nous avons créé un modèle Excel offert, conçu pour simplifier le suivi des horaires de vos employés.
[Téléchargez notre modèle Excel] pour suivre les temps de travail
Notre modèle Excel dédié au suivi du temps de travail est un outil simple et efficace pour organiser les horaires de vos équipes.
Ce tableau prêt à l'emploi comprend toutes les colonnes nécessaires :
Grâce aux formules intégrées, le total des heures se met à jour automatiquement, vous évitant ainsi les erreurs de calcul.
Commencez par inscrire le nom de l’employé, puis complétez les autres informations nécessaires.
Par exemple, si votre employé Paul commence sa journée à 8h30 le lundi, saisissez cette heure dans la colonne dédiée. Ensuite, indiquez l’heure de fin de sa journée ; le nombre d’heures travaillées s'affiche automatiquement.
Notre fichier génère des récapitulatifs hebdomadaires et mensuels, et vous permet de saisir les heures supplémentaires.
Vous obtenez ainsi une vision claire du temps travaillé, pour faciliter la génération des fiches de paie.
Notre tableau Excel offre une solution simple et pratique de suivi des heures de travail :
À la fois simple et complet, il contient toutes les informations essentielles pour un calcul précis des heures de travail.
Des champs dédiés sont disponibles pour les heures d’arrivée, de départ, les heures supplémentaires et la durée des pauses.
Le calcul du total des heures travaillées est automatisé sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
Les formules préconfigurées automatisent le calcul des heures travaillées.
Le tableau calcule automatiquement la différence entre l’heure d’arrivée et de départ, en tenant compte des pauses.
Le fichier est entièrement personnalisable : ajoutez ou supprimez des colonnes selon vos besoins.
Vous pouvez également adapter les formules en fonction de vos règles internes.
Les tableaux Excel sont encore largement utilisés par de nombreuses entreprises pour le suivi des heures de travail.
Mais selon les besoins, d’autres outils peuvent être plus performants.
En effet, le tableau Excel est une solution économique et flexible.
Cependant, il présente certaines limites : des risques d’erreurs manuelles, des problèmes de compatibilité entre les versions et une utilisation limitée en mode collaboratif.
Une application est simple d'utilisation et accessible en déplacement. Mais elle a souvent des fonctionnalités limitées et dépend fortement de la qualité de la connexion Internet.
Et une solution RH spécialisée, comme Skello, offrira des options d’automatisation avancées, la conformité légale intégrée, l’interconnexion avec d’autres logiciels (ex : paie).
Même si elle nécessite un petit temps de prise en main, les bénéfices de cette solution dépassent largement les autres options :
Parmi les solutions RH spécialisées, Skello se distingue par ses fonctionnalités complètes : en plus de la planification des horaires, notre logiciel combine la gestion des absences et des congés, des options de communication interne (SMS, email ou application mobile), l’export des variables de paie vers un fichier Excel ou vers des logiciels tiers, l’analyse de la performance à travers des tableaux de bord détaillés…
Adopter une solution RH dédiée vous permettra de déployer une gestion optimisée du temps de travail, tout en vous assurant de la conformité légale et en améliorant la communication envers vos équipes.
Suivre les heures de travail de vos employés est essentiel pour :
Pour calculer facilement les heures de travail et les heures hebdomadaires, notre tableau de calcul des heures de travail utilise des formules spécialisées :
La première collection de formules intégrée dans notre tableau Excel est celle qui automatise le calcul des heures travaillées.
Une autre formule est intégrée à ce tableau et permet de calculer les heures supplémentaires.
En France, toutes les heures au-delà de 35 heures par semaine sont considérées comme des heures supplémentaires.
Les majorations légales sont de +25% de la 36e à la 43e heure, et de +50% au-delà.
Pour rester en conformité avec la réglementation française, il faut bien comprendre les obligations légales liées au suivi du temps de travail :
Dans notre pays, le suivi du temps de travail est soumis à l’article L3171-2 du Code du travail.
Celui-ci précise que les employeurs ont l’obligation d’assurer la traçabilité des heures de travail effectuée par chaque employé : entrées, sorties, éventuelles pauses.
Cette obligation assure le respect des limites légales : 35 heures par semaine (hors heures supplémentaires), durées maximales journalières et temps de repos obligatoires.
Les décomptes quotidiens et hebdomadaires doivent être conservés pendant 1 an après la fin du contrat de travail (article D.3171-16 du Code du travail). Tandis que les données liées aux horaires en général doivent être conservées 5 ans.
Le registre des heures travaillées doit être archivé de manière sécurisée (sous format papier ou numérique). Cela signifie que l’accès aux données doit être limité aux personnes autorisées, par exemple les membres gérant le personnel.
L’utilisation d’un logiciel dédié n’est certes pas obligatoire, maise elle facilitera grandement la sécurisation de ces données personnelles sensibles.
Dans la majorité des cas, il suffit de multiplier le nombre d’heures hebdomadaires par le nombre de semaines dans le mois. Par exemple 32 heures hebdomadaires multipliées par 52 semaines et divisées par 12 mois, soit 151,67 heures par mois environ.
Mais dans le cas d’emplois du temps variables, ce calcul n’est pas adapté.
Il faudra donc additionner les heures effectuées jour par jour, sur l’ensemble du mois. Cette méthode peut être grandement facilitée par un tableau Excel dont les calculs ont été automatisés par des formules.
Pour calculer les heures quotidiennes de travail, soustrayez l’heure d’arrivée de l’employé avec l’heure de fin de sa journée. N’oubliez pas de retrancher la durée des pauses.
Une journée débutant à 9h, se terminant à 18h, avec une pause d’une heure, est donc égale à 8 heures de travail (18h - 9h) - 1h = 8h.
Vous pouvez ensuite additionner les heures enregistrées chaque jour pour obtenir le total d’heures sur une semaine ou un mois.
Un contrat à 85%, sur la base de 35 heures hebdomadaires, équivaut à 28 heures par semaine. Le calcul est le suivant : 35h x 0.8.
Ces 28 heures peuvent être réparties sur plusieurs jours. Par exemple 4 jours à raison de 7h chacun, ou bien 5 jours de travail plus courts par exemple.
Les applications de suivi du temps de travail, comme Skello, permettent la collecte des horaires en temps réel, l’enregistrement automatique des heures de début et de fin, et la création de rapports pour les différentes périodes (jour, semaine, mois).
Ces applications prennent en compte les temps de pause ainsi que les absences et congés. Elles limitent les erreurs de saisie manuelle et permettent une meilleure communication auprès des équipes, même sur le terrain ou en télétravail.
Utiliser un logiciel spécialisé pour suivre les heures de travail de vos équipes vous fera gagner du temps, tout en vous permettant de rester conforme aux obligations légales.
Notre modèle Excel est une solution simple et adaptable.
Mais pour aller plus loin, une solution RH complète comme Skello vous aidera à automatiser et à fiabiliser la gestion des horaires de vos employés. Demandez un essai gratuit !
