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L'annualisation du temps de travail est un dispositif qui consiste à aménager le temps de travail sur une période totale d’un an, soit 12 mois. Cela concerne des secteurs dont le trafic est fortement impacté par des périodes clés. Ainsi, les salariés ont des périodes de travail à forte activité et d’autres à moindre activités qu’il est indispensable de compenser. Ce dispositif est encadré par des règles légales, il convient donc d’organiser l’emploi du temps des employés de la manière la plus optimale et flexible possible. Alors comment annualiser ce temps de travail variable si vous faites vos plannings sur Excel ?
Avant de parler de la création de cette annualisation sur Excel, plusieurs règles globales sont à respecter :
Que se passe-t-il si vous n’arrivez pas à vous mettre d’accord avec vos représentants du personnel ?
Vous pouvez bien sûr toujours avoir recours à ce dispositif d’annualisation du temps de travail, mais cela sur une période de quatre semaines maximum.
Comment faire pour calculer correctement ce nombre d’heures travaillées chaque année ?
Attention à bien prendre en compte les contrats de travail de vos différents salariés et les absences, pour arriver au bon quota d’annualisation.
Quand on annualise le temps de travail, deux options sont possibles pour procéder à la rémunération des salariés :
Comment pouvez-vous enregistrer les heures de travail sur Excel ? Il faut créer votre tableur Excel sous forme de feuille de temps. Ce suivi de temps ne sera pas automatisé à 100% et il vous sera difficile d’avoir un décompte d’heures clair et mis à jour en temps réel avec vos plannings, mais il est tout de même faisable sur Excel. Skello met à disposition un modèle de feuille de pointage sur Excel à télécharger en cas de besoin. Voici les obligations pour le réaliser.
Si vous gérez vos plannings et faites votre annualisation sur Google, vos salariés devront pouvoir avoir accès à vos tableurs pour indiquer le temps de travail qu’ils ont réalisé (assurez-vous donc qu’ils ont bien accès à Excel et savent l’utiliser correctement, pour ne pas avoir à faire à des erreurs de saisie ou suppressions).
Assurez vous donc de la clarté de vos différents tableurs Excel, pour que vos employés puissent en faire une utilisation optimale :
Attention aussi à vérifier les accès de chaque salarié. Tout le monde ne peut pas avoir accès aux informations personnelles ou sensibles de ses collègues.
On vous conseille d’imposer une deadline à vos employés pour la saisie des informations les concernant, pour avoir toutes les informations nécessaires en même temps et ne pas devoir leur courir après individuellement. Ainsi, vous n’aurez jamais de retard sur la paie de vos salariés !
Si vous gérez les RH de votre entreprise sur Excel, vous êtes dans l’obligation, pour être un minimum efficace, d’intégrer des formules de calcul sur vos fichiers. Ces formules complexes ne doivent en aucun cas être visibles de vos employés. Pensez donc à les intégrer de manière invisible ou à utiliser un logiciel de gestion rh.
Vos plannings sur Excel devront bien sûr prendre en compte la législation du temps de travail que nous avons évoquée ci dessus. La durée légale indiquée par le Code du Travail est de 35 heures par semaine mais vérifiez votre convention collective ou convention pour voir si vous faites partie des exceptions. Il y a d’autres règles définies par la loi à avoir en tête lors de la construction de vos fichiers (sauf dérogations) :
En tant que chef d’entreprise ou responsable RH, vous avez une obligation légale, chaque mois, de faire des plannings pour vos employés. Au delà de la réalisation de ces plannings et donc de votre prévisionnel, il est nécessaire ensuite que vous puissiez suivre les heures réalisées ou chômées pour gérer votre paie.
Le suivi en temps réel et le décompte des heures est donc essentiel afin de verser les bons salaires et de s’assurer de la satisfaction de vos employés. La loi ne vous impose pas forcément de manière de faire, c’est donc à vous de choisir ce qui est le plus adapté à votre business pour effectuer le contrôle du temps de travail.
Assurer une organisation du travail qui respecte les règles de l’annualisation peut donc relever du parcours du combattant si vous optez pour les tableurs Excel. On vous en dit d’ailleurs un peu plus dans notre article sur “les 5 raisons de ne plus faire vos plannings sur Excel.”
Effectivement, qui dit annualisation du temps travail dit comptabilisation juste des heures de travail ! Sur Excel, il est compliqué de mettre en place de réels tableaux de bord collaboratifs permettant le suivi des heures travaillées par les salariés. Sans suivi mensuel et trimestriel et sans outil d’analyse, il est difficile d’évaluer les périodes travaillées afin d’anticiper les futures heures supplémentaires. L’idéal est d’avoir un décompte accessible des jours ou heures restantes à travailler pour chacun de vos employés. Cela vous aidera à anticiper les repos compensateurs à donner pour rééquilibrer la modulation du temps de travail sur vos plannings.
Optez plutôt pour un outil de gestion de planning et de personnel, qui vous permettra de visualiser vos plannings en 1 clin d’oeil (avec vue jour, semaine et mois) et d’accéder à des tableaux récapitulatifs du volume horaire travaillé chaque semaine pour chaque employé. Avoir accès à l’ensemble de vos informations salariales et des variables de paie sur un seul espace vous permettra de piloter simplement la modulation du temps de travail : congés, absences, repos compensateurs… Tout est pris en compte en temps réel, ce qui ne sera pas le cas sur Excel !
