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Depuis la loi El Khomri de 2017, la remise des bulletins de paie au format électronique est devenue la norme, reléguant le papier au rang d’exception.
Avec Skello, vous pouvez distribuer automatiquement les bulletins de paie à vos salariés et les stocker dans leur espace personnel sécurisé.
Avant de vous lancer, faisons le point sur les notions de dématérialisation, coffre-fort numérique et stockage digitalisé ainsi que les obligations juridiques et pratiques qui y sont associées.
Un bulletin de paie dématérialisé est un document électronique (généralement au format PDF) qui remplace le traditionnel bulletin de paie en papier. Il contient toutes les informations habituelles telles que le salaire brut, les cotisations sociales, les primes et les congés, mais est stocké et transmis de manière numérique.
Bon à savoir :
Pensez à consulter votre gestionnaire de paie pour préparer cette transition.
La dématérialisation des bulletins de paie permet de les avoir, à disposition, sous format électronique (généralement au format fichier PDF).
La conversion d’un document papier en format électronique doit néanmoins répondre à des exigences légales, à savoir garantir l’accessibilité, la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des informations personnelles des salariés. Un coffre-fort électronique peut être utilisé pour stocker de manière sécurisée les fiches de paie dématérialisés.
Pour les salariés, c’est leur garantir un accès permanent, simplifié et sécurisé à leurs documents.
Pour vous, employeurs, c’est un moyen de répondre aux attentes d’efficacité, de flexibilité et de sécurité dans la gestion de vos documents RH. La dématérialisation des bulletins de paie permet leur consultation en tout lieu, tout en réduisant vos coûts d’envoi et votre empreinte écologique.
L’employeur n’a pas à obtenir l’accord préalable des salariés pour délivrer des bulletins de paie électroniques : il doit simplement les informer de leur droit de s’y opposer.
Cette information doit être communiquée par tout moyen, soit un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique, soit au moment de l’embauche du salarié (article D. 3243-7 du Code du travail).
Le salarié peut aussi s’opposer à tout moment, avant ou après la première émission de son bulletin de paie dématérialisé, et choisir de conserver la version papier : il doit le faire savoir par tout moyen à son employeur.
:bulb En matière d’obligation d’information, il est toujours recommandé de privilégier un écrit (email, courrier RAR, clause dans le contrat de travail).
Pour accéder à leurs bulletins de paie électroniques, les salariés doivent utiliser un identifiant et un mot de passe. Ces informations d'identification sont cruciales pour garantir la sécurité lors de la consultation des documents en ligne.
Contrairement aux bulletins de paie en format papier, qui doivent être conservés par l’employeur pendant 5 ans, les bulletins de paie dématérialisés doivent eux êtres conservés pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
En matière de conservation de bulletins de paie, assurez-vous de la sécurité attachée au stockage informatique de ces documents.
Pour les salariés, c’est la possibilité d’accéder à leurs bulletins de paie pour des démarches administratives ou pour faire valoir leurs droit, bien au-delà des limites imposées pour le format papier.
L’accès au bulletin de paie électronique doit être à la fois simple et intuitif.
Le salarié doit pouvoir consulter ou télécharger son bulletin de paie rapidement, et sans difficulté.
La mise en place de systèmes efficaces est essentielle pour garantir un accès facile aux bulletins de paie électroniques, en modernisant la gestion des données salariales et en répondant aux exigences de la transition numérique.
Cela garantit à tous les salariés, indépendamment de leur niveau de compétence en informatique, de bénéficier des avantages de la dématérialisation de manière fluide sans contrainte.
Un des éléments cruciaux de la dématérialisation est l’intégrité des informations contenues dans les bulletins de salaire. Une fois émis, le bulletin de salaire doit être non modifiable.
Le bulletin de paie électronique est usuellement fourni sous format PDF, afin de garantir que le document conserve son intégrité et son format d’origine, qu’il soit consulté sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
La protection des données personnelles et de la vie privée des salariés est cruciale dans la dématérialisation des bulletins de paie, qui contiennent des informations sensibles (identité, NIR, primes, congés, etc.).
Pour garantir la conformité au RGPD, l'accès électronique doit être sécurisé par une authentification personnelle, empêchant tout accès non autorisé. L'employeur doit également protéger les données contre les intrusions, en les rendant accessibles uniquement au salarié concerné et aux personnes autorisées, comme les ressources humaines.
Le stockage des bulletins de paie électronique est donc une étape cruciale pour garantir leur sécurité et leur accessibilité. La plateforme choisie pour héberger les bulletins de paie doit être sécurisée pour protéger vos salariés contre toute atteinte à leurs données personnelles.
Bien qu’aucune obligation légale n’impose actuellement de conserver les bulletins de paie électronique dans un coffre-fort numérique (CFN), cette solution est fortement recommandée par le code du travail.
Il est crucial de protéger les informations relatives aux salaires dans un coffre-fort numérique pour garantir l'intégrité des données des salariés et faciliter leur accès.
Il s’agit d’un espace de stockage sécurisé conforme aux normes légales et aux standards de l’AFNOR en matière d’archivage électronique sécurisé.
Le coffre-fort numérique offre plusieurs fonctionnalités :
Skello propose une solution sécurisée pour le stockage et de distribution automatique des bulletins de paie dématérialisés, offrant une alternative pratique et efficace au coffre-fort numérique tout au long de la vie de l’employé dans votre entreprise. Concrètement, Skello permet de :
Nous avons préparé un comparatif des solutions stockage des bulletins de paie :
