Comprendre le concept de la feuille de temps
La feuille de temps est bien plus qu'un simple registre d'heures. Elle est la clé pour comprendre comment le temps est utilisé au sein de votre équipe et où des améliorations peuvent être apportées.
Cette feuille peut être utilisée pour enregistrer les heures de travail, les pauses et les heures supplémentaires. Elle est essentielle pour évaluer la productivité, assurer le respect des réglementations du travail et faciliter la gestion des salaires.
Dans un contexte où 7 ouvriers sur 10 réalisent au moins une heure supplémentaire en 2024 (source DARES), le suivi précis du temps devient crucial pour garantir une rémunération juste et éviter les litiges.
Elle peut être particulièrement utile pour les professionnels qui facturent leurs services à l'heure, comme les consultants ou les avocats.
En plus de rendre la facturation plus précise, l'utilisation d'une feuille de temps permet d'optimiser l'emploi du temps et de renforcer la transparence avec le client.
Chaque feuille de temps doit inclure des informations clés telles que le nom du salarié, le détail des heures travaillées et la période de paie.
Aussi, la validation de chaque feuille est importante pour éviter les erreurs et assurer l'exactitude des données.
Exemple d'utilisation d'une feuille de temps
Pour illustrer l'usage d'une feuille de temps, prenons un exemple concret. Imaginons un collaborateur travaillant sur plusieurs projets durant une semaine. Chaque jour, il consignera le temps passé sur chaque mission. Pour le lundi, il note 2 heures passées sur le projet A, 4 heures sur le projet B et 2 heures sur des tâches administratives.
Pour le mardi, il reporte 3 heures sur le projet A, 3 heures sur le projet B, 1 heure sur le projet C et 1 heure sur des tâches administratives. Il continuera de la même façon pour tous les jours de la semaine. À la fin de la semaine, il totalisera les heures passées sur chaque projet, ce qui permettra de connaître précisément la répartition de son temps.
Cette méthode offre une transparence sur l'utilisation du temps et facilite le suivi de la productivité.
Présentation de notre modèle excel gratuit de feuille de temps
Téléchargez et découvrez gratuitement notre modèle de feuille de temps au format Excel. Améliorez le suivi des temps des collaborateurs de votre entreprise et assurer ainsi votre conformité légale :
Comment personnaliser votre planning
Onglet “Répartition horaire” ou équivalent
- Modifiez la liste des postes, tâches ou prénoms en première colonne selon votre équipe et vos contraintes du jour.
- Ajoutez ou supprimez des créneaux horaires en colonnes selon les horaires réels d’ouverture ou de production (utilisez la recopie pour gagner du temps).
- Pour assigner une personne à un poste/heure, indiquez son prénom / code au croisement de la ligne et de la colonne du créneau voulu.
- Utilisez une légende ou des couleurs pour signaler :
- Les pauses (ex : “PAUSE” ou fond bleu)
- Les absences / retards / interventions
- Les changements de personnel sur un même poste dans la journée
Calcul du total :
- La dernière colonne totalise le nombre de créneaux assignés, ce qui sert de base pour le suivi des heures travaillées pour la journée.
- Personnalisez la formule si la durée d’un créneau diffère (ex : 30 min au lieu d’1h).
Dupliquer pour chaque jour :
- Faites un onglet par jour ou copiez la feuille pour préparer la semaine complète avec les répartitions à venir.
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Comment organiser la présence des salariés avec une feuille de temps
Pour organiser efficacement la présence des salariés avec une feuille de temps, plusieurs étapes clés doivent être suivies.
Premièrement, identifier tous les salariés concernés et leur attribuer un numéro d'employé unique pour un suivi personnalisé. Ce numéro sera utilisé pour enregistrer leur présence.
Ensuite, il faut déterminer la période de suivi : cela peut être quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, en fonction des besoins de l'entreprise.
Il est ensuite nécessaire de définir clairement les heures de travail : heure de début, fin, temps de pause, etc. Cette information aidera à calculer le temps de travail total de chaque salarié.
Enfin, pour chaque jour de travail, enregistrer l'heure d'arrivée et de départ de chaque salarié. Il est également crucial de noter les temps de pause.
Pour faciliter ce processus, l'usage de modèles de feuilles de temps pré-établis peut être très utile. Ces modèles, souvent disponibles sous Excel, permettent une saisie rapide et un calcul automatique du temps travaillé.
Des logiciels de planning peuvent également être utilisés pour automatiser cette tâche et réduire les risques d'erreurs. Ces outils offrent souvent des tableaux de bord pour un coup d'œil rapide sur la présence des membres de l'équipe.
L'objectif est de rendre le processus aussi simple et précis que possible pour assurer une gestion efficace du temps.
Les différents types de feuilles de temps selon vos besoins
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de suivi du temps. Voici les principaux modèles de feuilles de temps adaptés à différentes situations professionnelles :
Saisie et calcul des heures sur une feuille de temps en ligne
La saisie et le calcul des heures sur une feuille de temps en ligne se font généralement via une plateforme dédiée. Utilisant souvent une interface intuitive, ces outils permettent aux employés d'entrer facilement leur heure de début et de fin de travail, ainsi que la durée de leurs pauses.
Avec 74% des entreprises de plus de 50 salariés autorisant le télétravail en 2024 (Baromètre Parella), et 26% des salariés pratiquant le travail à distance, les outils de saisie en ligne sont devenus indispensables pour le suivi décentralisé du temps de travail.
Entrée des heures : Pour chaque journée de travail, l'employé entre son heure d'arrivée et son heure de départ. Certains outils proposent également une fonction de chronomètre en temps réel pour un suivi précis.
Calcul automatique : Ces plateformes calculent automatiquement le nombre total d'heures travaillées en fonction des entrées de l'employé. Elles prennent en compte les pauses et déduisent automatiquement ce temps du total.
Gestion des heures supplémentaires : Les outils en ligne peuvent également calculer les heures supplémentaires en fonction des règles de l'entreprise.
Suivi des projets : Si un employé travaille sur plusieurs projets, il peut souvent spécifier le temps passé sur chaque projet pour une meilleure gestion des ressources organisationnelles.
Export des données : Enfin, la plupart de ces outils permettent d'exporter les données pour une utilisation ultérieure, comme la préparation de la paie ou l'analyse de la productivité.
L'avantage des feuilles de temps en ligne est leur accessibilité. Depuis n'importe quel appareil connecté à internet, l'employé peut saisir et consulter ses heures, offrant ainsi une flexibilité appréciable.
Fonctionnalités avancées des feuilles de temps modernes
Les feuilles de temps actuelles, qu'elles soient Excel ou en ligne, intègrent de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion :
Calculs automatiques multi-niveaux
- Calcul des heures normales vs supplémentaires avec application des majorations légales (25% ou 50%)
- Calcul automatique de la rémunération en fonction des taux horaires paramétrés
- Distinction entre heures travaillées, heures de congés et autres absences
- Totaux journaliers, hebdomadaires et mensuels automatiques
Gestion des pauses conforme
- Enregistrement des pauses déjeuner (obligatoire après 6h de travail selon l'article L3121-16 du Code du travail)
- Suivi des pauses courtes tout au long de la journée
- Déduction automatique des temps de pause du temps travaillé total
Signatures et validation
- Espaces de signature électronique pour l'employé et le responsable
- Horodatage des validations pour traçabilité
- Workflow d'approbation hiérarchique
Répartition par activité
- Ventilation du temps par projet, client ou tâche
- Codes d'activité personnalisables
- Analyse de la rentabilité par projet grâce au suivi horaire détaillé
Combien de temps garder les feuilles de temps pour les remboursements mutuelle et de la sécurité sociale ?
Il existe des règles spécifiques concernant la durée de conservation des feuilles de temps liées aux remboursements de la mutuelle et de la sécurité sociale.
Pour la mutuelle, il est généralement recommandé de conserver les papiers pendant 2 ans à compter de la date du document. Cette période correspond au délai durant lequel la mutuelle peut demander une rectification en cas de trop-perçu.
En ce qui concerne la sécurité sociale, les relevés de remboursement doivent être conservés 10 ans. Ce délai plus long permet de répondre à d'éventuelles demandes de la sécurité sociale ou d'autres organismes.
Ces durées sont des minimums et il peut être judicieux de conserver ces documents plus longtemps pour des raisons personnelles ou en cas de litige.
Combien de temps garder les feuilles de temps pour les remboursements mutuelle et de la sécurité sociale ?
Il existe des règles spécifiques concernant la durée de conservation des feuilles de temps liées aux remboursements de la mutuelle et de la sécurité sociale.
Pour la mutuelle, il est généralement recommandé de conserver les papiers pendant 2 ans à compter de la date du document. Cette période correspond au délai durant lequel la mutuelle peut demander une rectification en cas de trop-perçu.
En ce qui concerne la sécurité sociale, les relevés de remboursement doivent être conservés 10 ans. Ce délai plus long permet de répondre à d'éventuelles demandes de la sécurité sociale ou d'autres organismes.
Ces durées sont des minimums et il peut être judicieux de conserver ces documents plus longtemps pour des raisons personnelles ou en cas de litige.
Comment faire une feuille de temps sur Excel ?
L'élaboration de la feuille de temps Excel obéit à plusieurs règles. Voici la structuration d'un exemple de feuille de temps.
Création des différentes colonnes
Avant toute chose, il est primordial d'identifier quelles sont les colonnes qui seront présentes sur le fichier Excel. Sur le document que nous vous proposons, 5 colonnes sont disponibles pour relever les heures de travail effectuées :
- Date
- Heure de début
- Heure de fin
- Durée de la pause
- Total d'heures travaillées, au sein de celle colonne le calcul des heures sera fait de manière automatique
Au-delà de la création de votre feuille de temps, il est important de garder en tête que le pointage des heures est règlementé par le de Code travail.
L'automatisation des calculs
Au niveau de la colonne total des heures travaillées, le calcul sera fait de manière automatique. Dans le fichier Excel à télécharger, nous avons déjà indiqué la formule qui est la suivante : (heure de début - heure de fin) - durée de la pause. Le résultat vous donnera le nombre d'heures travaillées sur la journée.
Formules Excel avancées pour la gestion du temps
Pour créer une feuille de temps Excel performante, voici les formules essentielles à maîtriser :
Calcul des heures travaillées :=SI((C2-B2-D2)<0;0;(C2-B2-D2)*24)
Cette formule calcule les heures en tenant compte des pauses et évite les valeurs négatives.
Identification des heures supplémentaires (au-delà de 35h hebdomadaires) :=SI(SOMME(E2:E8)>35;SOMME(E2:E8)-35;0)
Calcul de la rémunération avec majoration 25% :=SI(F2>0;35*G2+F2*G2*1,25;SOMME(E2:E8)*G2)
Où G2 contient le taux horaire de base.
Mise en forme conditionnelle pour alerter sur les dépassements :
Sélectionnez la colonne des heures journalières, puis créez une règle de mise en forme conditionnelle : =E2>10 (surbrillance en rouge si plus de 10h/jour, limite légale sauf dérogation).
Feuille de temps sur Excel : quelles sont les limites ?
La feuille de temps sous format Excel vous permet rapidement de calculer le nombre d'heures travaillées au quotidien et de manière mensuelle mais présente tout de même quelques limites.
Gestion des feuilles
Il peut vite devenir fastidieux de créer une feuille de temps pour chacun des salariés. Avec Skello, le relevé du temps de travail se fait automatiquement avec la badgeuse. Vous pouvez même faire signer vos feuilles d'heures de manière électronique. Skello c'est la solution qui vous permet de dématérialiser la gestion de vos relevés d'heures.
Heures supplémentaires
Dans le cas où des heures supplémentaires sont effectuées, vous allez devoir effectuer de la ressaisie afin d'ajuster la rémunération du salarié. Grâce à la badgeuse Skello, le relevé des heures travaillées se fait de manière automatique et permet d'identifier en un coup d'œil les heures supplémentaires réalisées.
Si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion de planning du personnel, vous pouvez toutefois à l'aide d'un tableau Excel faire le calcul des heures supplémentaires.
Autres limites des feuilles Excel traditionnelles
- Risque d'erreur humaine : Les données saisies manuellement sont sujettes aux fautes de frappe et oublis
- Absence de contrôle en temps réel : Impossibilité de détecter immédiatement les anomalies (dépassement du temps légal, absence de pause, etc.)
- Difficulté de consolidation : Pour les entreprises avec plusieurs sites ou équipes, la consolidation des feuilles Excel individuelles est chronophage
- Pas de traçabilité des modifications : Difficile de savoir qui a modifié quoi et quand
- Collaboration limitée : Le travail simultané sur un même fichier Excel peut générer des conflits de version
- Archivage et recherche : Retrouver une feuille de temps spécifique dans des archives Excel peut s'avérer compliqué
- Conformité RGPD : La gestion des données personnelles sur fichiers Excel éparpillés pose des défis en termes de sécurité et de conformité
FAQ : Questions fréquentes sur les feuilles de temps
Quelle est la durée légale de travail en France en 2025 ?
La durée légale reste fixée à 35 heures hebdomadaires, soit 1 607 heures annuelles (151,67 heures mensuelles). Cependant, selon l'INSEE, la durée effective moyenne en 2024 est de 1 661 heures annuelles pour les salariés à temps complet, les heures au-delà de 35h étant des heures supplémentaires rémunérées avec majoration.
Comment calculer les heures supplémentaires ?
Les 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires (de la 36e à la 43e heure) sont majorées de 25%. Au-delà de 43 heures par semaine, la majoration passe à 50%. Une convention collective peut prévoir des taux plus favorables. Le compteur hebdomadaire démarre le lundi à 0h et se termine le dimanche à 24h, sauf accord d'entreprise fixant une autre période de référence.
Quelles sont les obligations légales en matière de pauses ?
Selon l'article L3121-16 du Code du travail, tout salarié doit bénéficier d'une pause d'au moins 20 minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures. Ces pauses ne sont généralement pas rémunérées sauf disposition conventionnelle contraire. Elles doivent être déduites du temps de travail effectif sur la feuille de temps.
Un employeur peut-il modifier une feuille de temps déjà validée par le salarié ?
Toute modification d'une feuille de temps validée doit faire l'objet d'un accord entre l'employeur et le salarié. Il est recommandé de conserver une trace écrite (email, nouveau document signé) de cette modification pour éviter les litiges. Les solutions digitales offrent généralement un historique des modifications avec horodatage.
Que risque un employeur qui ne respecte pas le temps de travail ?
Le non-respect du temps de travail maximal (10h/jour, 48h/semaine, 44h en moyenne sur 12 semaines) ou l'absence de paiement des heures supplémentaires expose l'employeur à des sanctions administratives (amende jusqu'à 2 000 € par salarié concerné) et pénales (amende et/ou emprisonnement en cas de récidive), ainsi qu'au remboursement des heures dues majorées de dommages et intérêts.
Comment gérer les feuilles de temps pour les salariés en télétravail ?
Les salariés en télétravail sont soumis aux mêmes règles de temps de travail que ceux en présentiel. L'employeur doit mettre en place un système de suivi (déclaratif, logiciel, badgeuse virtuelle) et respecter le droit à la déconnexion. Avec 26% des salariés en télétravail en 2024, les outils de pointage en ligne sont devenus incontournables.
Faut-il conserver les feuilles de temps après le départ d'un salarié ?
Oui, l'employeur doit conserver tous les documents relatifs au contrat de travail et à la rémunération pendant 5 ans après le départ du salarié (article L3243-4 du Code du travail). Ce délai permet de répondre à d'éventuels contrôles de l'inspection du travail ou de l'URSSAF, ou à un litige prud'homal sur les heures travaillées.
Peut-on utiliser une feuille de temps papier en 2025 ?
Légalement, oui, il n'existe pas d'obligation de digitalisation. Cependant, avec 79% des TPE/PME considérant le numérique comme bénéfique (Baromètre France Num 2024), et les risques d'erreurs et de perte inhérents au papier, la transition vers des solutions digitales est fortement recommandée, notamment pour les entreprises avec un volume important d'heures supplémentaires.
