Travailler là où on se sent confortable : une nécessité pour rester productif. Si le travail à la maison est accepté voire favorisé dans de plus en plus d’entreprises, être amené à travailler hors du bureau continue de susciter une appréhension chez un grand nombre d’employeurs et d’employés.
Des mesures et outils peuvent toutefois grandement favoriser l’efficacité en “home office”. Quelles sont les meilleures pratiques pour un travail à la maison productif ?
Pour être performant, il faut bien souvent éviter les distractions et s’éloigner des endroits trop bruyants. Difficile quand en télétravail, vous êtes bien souvent obligés de partager votre espace avec des membres de votre famille ou des colocataires. Afin de favoriser le calme et la concentration, essayez de délimiter des espaces, définis comme “plans de travail” pour chacun : une configuration similaire à celle de vos bureaux afin de ne pas perturber votre rythme de travail.
Respecter la ou les personnes autour de vous est également primordial : l’idée n’est pas de vous priver de votre liberté mais de prendre en considération l’autre comme vous le feriez avec un collègue normal : tempérez les frappes sur votre clavier, évitez les trop nombreux allers et retours, réduisez le volume de voix de vos appels ou la fréquence de vos calls s’il se sont pas tous importants… Enfin, si l’espace est réduit et ne vous permet pas de vous isoler, écouter de la musique ou porter des boules quies peuvent être des options efficaces.
Pensez surtout à faire du sport si vous en ressentez le besoin ! Beaucoup d’applications existent pour vous guider dans votre activité sportive tout en vous permettant de rester chez vous.
Rester motivé et organisé sans un cadre environnant professionnel n’est pas évident. On peut facilement avoir tendance à se lever plus tard, prendre des pauses plus longues : bref, se laisser aller. Beaucoup pensent qu’en ayant le temps des transports en moins, leur temps de travail peut donc être plus court : en réalité, ce temps de trajet peut vite être compensé par du temps perdu par manque de focalisation.
Il n’y a pas de secret pour garder un rythme de travail soutenu : vous devez maintenir votre routine. Idéalement, votre réveil doit rester le même car il n’est pas facile d’habituer votre corps à de nouvelles horaires. Puis, la douche, le petit déjeuner et le fait de s’habiller vous aideront à démarrer votre travail à l’heure prévue et dans les meilleures conditions.
Une technique efficace pour garder le cap en télétravail est de vous administrer des tâches sur des horaires précises. Vos missions peuvent éventuellement être délimitées par un timer et vous pouvez vous octroyer 5 à 10 minutes de pause entre chacune d’entre elles. Une telle configuration favorise une certaine discipline du temps et vous force ainsi à garder une trace de vos actions et à faire le bilan plus facilement en fin de journée.
Rester chez soi ne veut pas dire se couper du monde : il est capital de maintenir le contact humain, tant pour le suivi de votre travail au sein de vos équipes que pour votre santé mentale.
Si les opportunités d’échange sont bien sûr moins fréquentes par internet que sur un lieu de travail, il est essentiel de mettre en place des process pour augmenter la communication entre vos équipes.
Premièrement, vous pouvez définir l’ensemble des canaux de communication que vous allez avoir à disposition ainsi que leur mode d’utilisation. Par exemple, les coups de téléphone ou whatsapp ne seront utilisés qu’en cas d’urgence et de besoin de réponse immédiate. Quant aux emails, ils seront utilisés pour garder une trace d’un projet long terme et important, ne nécessitant toutefois pas de réponse instantanée.
Ensuite, prévoyez l’organisation de vos points quotidiens ou réunion d’équipes. Si vous faites des réunions en one-to-one habituellement, maintenez-les : vous réaliserez qu’à distance, le besoin de se parler davantage se fait très rapidement ressentir. La cadence d’échanges n’a pas vocation à baisser, bien au contraire : vous souhaiterez communiquer à propos des avancées des projets en cours, des mises à jours, des prises de décisions…
Un autre élément à prendre en considération est la documentation du travail de vos équipes. Tout ce qui est dit par téléphone ou en visioconférence et tout ce qui est mis en place durant la journée doit être référencé afin que tout le monde s’y retrouve et que l’avancée des missions soit claire. Chez Skello, nous utilisons Slite pour enregistrer l’ensemble de nos discussions, de nos points et de nos documents partagés.
Enfin, faites savoir aux membres de votre team si vous êtes disponible. Par exemple, prévoyez un point visio de 5 minutes chaque matin afin de lancer la journée avec vos collègues. Si vous utilisez Slack, n’hésitez pas à changer vos status au fil de la journée afin d’éviter toute communication inutile si vous n’êtes pas apte à répondre depuis votre ordinateur à un message : vous pouvez indiquer si vous êtes “disponible”, “occupé”, ou en “pause dej”. Quand votre journée est terminée, vous pouvez aussi le faire savoir facilement sur la plateforme. L’idée n’est évidemment pas de donner le sentiment de “fliquer” vos équipes, mais plutôt d’optimiser les temps de communication. Google Calendar sera aussi votre allié pour partager le déroulement de vos journée à vos collaborateurs !
Ne pas avoir l’occasion de réaliser vos réunions en direct n’est pas une excuse pour les reporter. Il est essentiel de conserver des prises de contact pour ne pas mettre en péril votre dynamique d’équipe ainsi que l’avancement des projets.
Des plateformes telles que Zoom ou Google Hangouts ont été créées à cet effet et vous permettent de réaliser vos points avec caméra. En effet, la voix n’est pas toujours suffisante pour se faire entendre et on sait que le fait de voir la personne et de se voir contribue à l’engagement des personnes présentes en visio conférence.
Avant chaque visio conférence, pensez à préparer vos réunions comme vous le faites habituellement : quel est le sujet, quelles personnes sont impliquées et quelles sont les deadlines à mettre en place ? Cela vous fera gagner un temps fou et nous vous conseillons aussi de limiter l’invitation à ces calls aux personnes réellement concernées. Aussi, si vous avez besoin de partager des documents ou des vidéos, pensez à le faire avant le meeting en ligne.
Gardez enfin à l’esprit que les conditions des visio-conférences ne sont pas toujours optimales pour une communication agréable : le wifi, la qualité du son et de la caméra, le décalage entre les voix… Ne pas monopoliser le temps de parole est donc capital, afin que chacun ait son mot à dire. Si vous êtes plusieurs lors de la réunion, vous pouvez essayer d’organiser le temps de parole, via notamment l’inclusion d’emojis au sein de la conversation.
Le télétravail n’est pas toujours facile à appréhender et à mettre en place, tant du côté de l’employeur que des employés. La clé pour faire face à cette situation parfois nouvelle : ne pas paniquer ! S’adapter à des circonstances inconnues est une qualité recherchée dans le monde du travail, alors prenez ceci comme un challenge. ⚡️
