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Gérer un planning de garde représente un vrai défi pour les établissements de santé, qui doivent concilier les obligations légales et la disponibilité de leurs équipes.
Un planning mal géré peut entraîner des tensions et perturber l'organisation et impacter la qualité des soins prodigués aux patients.
Il est donc important de trouver un logiciel efficace pour structurer facilement vos plannings de garde.
Cinq outils performants pour créer et optimiser votre planning de garde :
Un planning de garde efficace permet d’assurer la continuité des soins tout en maintenant une organisation fluide au sein de votre équipe.
En effet, une mauvaise organisation peut engendrer des problèmes sérieux :
Un planning mal conçu favorise l’absentéisme et la désorganisation.
La surcharge de travail ou le manque de repos peut mener vos équipes à une fatigue et un stress chronique, qui augmentent le risque d’erreurs.
La mauvaise répartition des tâches entre les employés crée des tensions au sein de l’équipe, ce qui affecte l’ambiance de travail.
Un bon planning de garde contribue à un meilleur équilibre au sein de l’établissement et à un équilibre plus harmonieux entre la vie professionnelle et personnelle de vos employés.
Mais surtout, cela favorise la performance.
Découvrez comment gagner du temps avec une application de planning de garde.
Un bon planning de garde doit correspondre à plusieurs critères qui permettent d’améliorer l’organisation et la qualité des soins :
L’outil choisi doit être flexible, pour s’adapter à la taille de l’équipe : croissance, pics d’activité…
Le logiciel doit prendre en compte les règles de repos obligatoire, équilibrer les rotations et garantir le respect des conventions collectives en vigueur.
Une bonne solution vous aidera à anticiper les absences, les congés et les formations, en ajustant les plannings en temps réel, pour maintenir une organisation cohérente.
L’interface doit être intuitive et accessible à tous.
Voici cinq logiciels éprouvés qui faciliteront le quotidien de vos équipes :
Skello est un logiciel de gestion de planning en ligne qui simplifie la création et l'optimisation des emplois du temps, avec des fonctionnalités avancées telles que la planification automatisée, la gestion des gardes et des astreintes, particulièrement adaptées au secteur de la santé.
Solution RH complète du planning à la paie, prenant en compte la complexité des plannings de garde et d'astreinte :
Grâce à ces fonctionnalités, Skello s’impose comme une solution idéale pour simplifier la gestion des plannings de garde dans le secteur de la santé.
"Skello me fait gagner environ 1h de mon temps de travail par jour, concernant la partie planning et administrative", Charlène Jaffré, directrice de la clinique dentaire Odento à Paris
Google Calendar : l’agenda en ligne qui synchronise les plannings en temps réel
Google Calendar est un agenda en ligne permettant de créer, partager et synchroniser des plannings, offrant des fonctionnalités avancées comme la planification de rendez-vous et la gestion des tâches.
“Le produit est efficace. Il est un peu laborieux de mettre manuellement les événements dans le calendrier. Il pourrait être beaucoup plus efficace avec une meilleure intégration avec les entreprises d'IA et les événements reçus par e-mail.”, David, opticien. (Source : Capterra).
Excel : l’outil flexible pour concevoir des plannings personnalisés et dynamiques
Excel est un outil polyvalent permettant de créer des plannings personnalisés grâce à ses fonctionnalités comme les formules, les mises en forme conditionnelles et les graphiques.
“C'est l'un de mes "outils de référence" TOUS LES JOURS. Notamment pour organiser et réorganiser (quelques fois par jour) mon emploi du temps, mes patients, mes rendez-vous et mes réunions. Je l'utilise également pour la comptabilité et les organigrammes commerciaux.”, Kimberly, psychologue (Source : Capterra).
Trello : la solution visuelle pour organiser projets et plannings en toute simplicité
Trello est un outil de gestion de projet visuel et intuitif qui permet de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser efficacement les tâches et les plannings.
“La simplicité, Trello permet facilement d’organiser et de suivre les étapes d’avancement d’un projet. Il y a une longue liste de plugins à installer qui plus ou moins complexe. Le plus intéressants sont payants.”, Ramon, chef de projet digital en hôpital. (Source : Capterra).
Opter pour une solution digitale permet de simplifier la gestion des plannings et d’optimiser l’organisation des équipes médicales.
Cela permet d’automatiser les tâches répétitives et de gagner en efficacité :
L’un des avantages principaux de digitaliser son planning de garde est de l’intégrer avec d’autres solutions RH, notamment le système de paie.
Grâce à cette connexion, vous pouvez synchroniser les heures travaillées, les gardes effectuées et les congés, sans avoir à les saisir dans le logiciel de paie.
La communication interne bénéficie de la digitalisation : l’envoi de notifications et de rappels peut être automatisé, chaque membre d’équipe peut être informé en temps réel de ses horaires et des modifications, même en dernière minute.
Découvrez comment centraliser toutes les communications de planning santé.
Et la digitalisation, c’est aussi l’intégration de l’Intelligence Artificielle, pour optimiser sans effort les plannings de garde qui sont soumis à de fortes contraintes.
Nous avons par exemple déployé la fonctionnalité Smart Planner au sein de la solution Skello, pour vous aider à générer des plannings de garde sur-mesure.
Gérer un planning de garde nécessite de l’organisation, de l’anticipation et de la rigueur. Voici 5 conseils clés pour y parvenir :
Pour éviter la surcharge de travail pour certains employés, faites en amont la liste des compétences, préférences et disponibilités de chacun.
Vous pourrez ainsi répartir équitablement les gardes en tenant compte de ces paramètres, tout en augmentant la satisfaction de vos équipes.
Encouragez vos équipes à participer à l’élaboration des plannings via des réunions régulières ou un outil collaboratif, capable de recueillir leurs contraintes et leurs demandes individuelles.
Concevez une liste de remplaçants pour pallier les absences imprévues et les urgences. Proposez un système d’échange de garde, pour adapter rapidement le plan de remplacement sans perturber plus l’organisation de vos services.
Gardez toujours en tête le respect des règles en vigueur, notamment sur la durée maximale de travail hebdomadaire et sur les temps de repos.
Vous garantissez la sécurité des soignants ainsi que la qualité des soins à long terme.
Facilitez la préparation de votre planning de garde en vous appuyant sur un logiciel spécialisé.
Il vous permettra non seulement de gagner un temps précieux, mais également de réduire les risques d’erreurs tout en favorisant une meilleure gestion des changements en cas d’imprévus.
Gagnez du temps et personnalisez votre planning de garde en téléchargeant notre modèle Excel offert.
Son utilisation est simplissime : renseignez les noms de vos employés, les créneaux de garde et les disponibilités.
Excel vous permet d’ajouter ou de supprimer des colonnes et des lignes, afin d’adapter le modèle aux spécificités de votre établissement : par exemple en fonction du nombre de lits ou des départements par spécialités.
Personnalisez le fichier en modifiant sa mise en forme, pour mieux visualiser les rotations. Modifiez les couleurs des colonnes et les formules utilisées, puis partagez-le à vos équipes. Ce planning est une solution modulable et très accessible pour obtenir en quelques clics un planning optimisé pour vos employés.
Organiser un planning de garde solide, c’est maintenir l’équilibre entre les contraintes professionnelles et les intérêts de vos équipes et de vos patients.
Avec un logiciel spécialisé comme Skello, vous simplifiez la gestion des plannings tout en respectant les contraintes légales et les disponibilités de vos équipes.
Testez Skello dès maintenant et découvrez comment un planning digitalisé peut transformer votre organisation.
