Dans la plupart des cas, la gestion de F&B pour une entreprise de restauration multi-établissements est exaltante. C'est une véritable course contre la montre qui à de quoi faire suer. Mais en dehors de toute cette excitation, il s’agit aussi d’un combat. Garder le niveau des coûts alimentaires sous contrôle demande une attention de tous les instants. Si vous vous relâchez, ne serait-ce qu'une seconde, les marges des plats peuvent commencer à se dégrader et la rentabilité globale peut entrer en zone de risque.
Et si je vous disais qu'il existe un moyen d'éviter ce stress et qu’en plus de cela il existe un moyen d’augmenter les résultats de votre affaire ?
Dans une exploitation disposant de plusieurs points de vente, la meilleure chose que vous puissiez faire pour empêcher les coûts alimentaires de monter en flèche est de prendre au sérieux la gestion des stocks des restaurants et le logiciel qui l'accompagne.
Pourquoi ? Jetez un œil à ces statistiques :
● Lorsque l'inventaire est effectué régulièrement et avec précision, les bénéfices d'une exploitation peuvent potentiellement augmenter de 24 % par an.
● Les exploitants qui effectuent un calcul hebdomadaire de la rotation des stocks peuvent améliorer jusqu'à 10 % leurs résultats.
● Les groupes de restaurants qui adoptent un logiciel de gestion des stocks intelligent, automatisent le suivi des stocks et obtiennent des indications sur les points d’amélioration à traiter concernant ce qui entre et sort. Ils peuvent ainsi diminuer de 5 % de plus leurs coûts alimentaires.
En réalité, très peu de marques de restaurants tirent parti de ces opportunités :
● 43 % des entreprises ne suivent pas leurs stocks. Et 21 % déclarent qu'elles "ne font pas d'inventaire".
● En moyenne, les entreprises ont un contrôle sur seulement 63% de leur chaîne d’approvisionnement ce qui peut entraîner des retards importants et des problèmes de réapprovisionnement.
Lorsque vous effectuez une gestion des stocks au doigt mouillé, les choses vont se dégrader très vite :
● Vos déchets alimentaires vont augmenter. En moyenne, un restaurant gaspille environ 41 000 € de nourriture par an (environ 112 € par jour).
● Le surstockage et l’absence pratiquement systématique des contrôles d'inventaire sont la porte ouverte au vol. Car qu’on le veuille ou non, les gens volent. Et ce "chapardage" peut finir par vous coûter environ 90 euros par jour et par restaurant.
La question qu’il se pose alors est la suivante : avez-vous vraiment les moyens de laisser 200 euros par jour sur la table par établissement ? (si vous gérez 10 sites, cela représente 720 000 euros par an) Peu d’affaire en ont les moyens.
C'est à ce moment là que de solides processus d'inventaire peuvent entrer en jeu et s’avérer très utiles. Une fois qu’ils seront mis en place (et que vous vous y tiendrez), vous pourrez limiter le gaspillage et le vol et ainsi stopper les dégrèvements systématiques qu’ils engendraient sur vos résultats.
Voici ce que les protocoles de gestion des stocks doivent couvrir :
● Des comptages, des comptages et encore des comptages - concentrez-vous sur des comptages précis dès le départ. Lorsque vous savez avec quoi vous travaillez chaque jour, le contrôle et la gestion des commandes deviennent d'autant plus faciles.
● Mettez par écrit votre procédure d'inventaire - si elle est écrite, il est plus facile de ne pas manquer une étape. Il est plus facile de la reproduire sur un nouveau site. Et il est plus facile de minimiser les erreurs.
● Formez vos employés - chaque employé doit comprendre l'importance d'un comptage précis, même si ce n'est pas lui qui le fait régulièrement. Ils doivent être en mesure d'intervenir au fur et à mesure des besoins. Si vous mettez en place un nouveau système d'inventaire, testez-le sur un seul site, attendez les retours, ajustez ce qui doit l'être, puis déployez-le à l'échelle de l'entreprise.
● Enregistrez toutes les actions d'inventaire - tout doit être noté - les achats, les entrées de stock, les sorties de stock, les transferts, etc. Ainsi, vous saurez ce qui est disponible dans chaque établissement sans avoir à faire de comptage quotidien.
● Vérifiez ponctuellement votre inventaire lorsque cela est nécessaire - familiarisez-vous avec les calculs du ratio de rotation des stocks. Ces calculs vous aideront à évaluer la santé globale de stocks et vous indiqueront si une vérification plus approfondie est nécessaire.
● Utilisez les informations sur les stocks pour prendre de meilleures décisions - ne recueillez pas des données pour le plaisir de les recueillir - utilisez-les pour avoir un impact positif sur vos résultats. Si vous pouvez découvrir à quel endroit se produit le gaspillage dans votre entreprise, vous pourrez affiner votre gestion des déchets alimentaires pour les éliminer (et réduire votre coût alimentaire).
● Automatisez et numérisez - à mesure que votre entreprise se développe, le nombre de personnes impliquées et la quantité de données à traiter augmentent. Ne repoussez pas la mise en place d'un logiciel de gestion des stocks de restaurant jusqu'à ce que vous rencontriez des difficultés. Faites-le dès le début. Ainsi, votre entreprise pourra se développer avec des outils numériques propre à son activité, au lieu de devoir les imposer à des centaines d'employés par la suite.
Les techniques d'inventaire et d'approvisionnement vont de pair.
Ce sont les deux faces d'une même pièce. Vous ne pouvez pas combler les lacunes de votre gestion des stocks si les achats ne sont pas effectués correctement. Et vous ne serez jamais en mesure d'affiner vos achats si vous ne connaissez pas les niveaux réels de vos stocks.
Examinons donc quelques bonnes pratiques d'approvisionnement propres aux entreprises de restauration.
Les responsables d’entreprise considèrent souvent les bons de commande comme une sorte d'outil "à mettre en place et à oublier". C'est regrettable car il existe de nombreuses possibilités d'optimiser les flux d'approvisionnement et d'augmenter progressivement les marges bénéficiaires. De plus, le manque d'attention portée aux bons de commande entraîne des erreurs d'approvisionnement dans les restaurants et sont coûteuses.
Si vous voulez prendre de l'avance, vous devez traiter les approvisionnements comme votre activité principale. Suivez ces meilleures pratiques du secteur lors de la mise en place des flux de travail :
● Rédigez des modes opératoires normalisés et des procédures - Cela vous permettra de mettre rapidement les nouvelles personnes au courant et d'évaluer les nouvelles opportunités de fournisseurs.
● N'achetez que pour répondre à la demande - fixez des niveaux d'articles et utilisez les prévisions de la demande pour n'acheter que ce dont vous avez besoin.
● Passez des contrats avec des fournisseurs pour tous les articles - oui, même pour des choses comme le sucre, le sel et l'huile. En commandant en gros, vous obtiendrez les meilleurs prix. Votre entreprise à plusieurs établissements, alors mettez cela dans la balance au moment des négociations.
● Améliorez vos bons de commande - ils doivent être détaillés sans être surchargés. Les formulaires de commande doivent communiquer la quantité, la qualité, la taille des emballages et les prix.
● Améliorez la réception - vérifiez tout ce qui est livré dans vos établissements (ou dans votre centrale de stockage) et n’oubliez pas de comparer ce qui est en réception et le bon de commande correspondant. N'attendez pas la facture.
● Vérifiez deux fois les factures - à la fin de chaque mois, travaillez avec votre service comptable pour vérifier les factures et les paiements. Assurez-vous que vous payez pour ce qui a été livré, et rien d'autre.
● Automatisez et numérisez - comme pour l'inventaire : ne repoussez pas la mise en place d'un logiciel d'approvisionnement pour restaurants au moment où vous commencez à rencontrer des difficultés. Faites-le dès le début. Si vous ne le faites pas de suite, l'ampleur de la difficulté lors de la gestion du changement sera directement proportionnelle à la croissance de votre affaire.
L'approvisionnement d'une entreprise de restauration multi-établissements peut rapidement se transformer en une pagaille incontrôlable pour la plupart des managers. Mais pas pour vous. Surtout si vous suivez les conseils donnés dans le guide ultime des approvisionnements pour les restaurants.
Les restaurants multi-établissements peuvent augmenter leurs bénéfices jusqu'à 24 % grâce à des pratiques intelligentes de gestion des stocks. Et tout commence par le fait de s'assurer que vous disposez d’un décompte exact de ce que vous avez réellement en main à tout moment. Mettez par écrit votre procédure d'inventaire, formez vos employés et veillez à enregistrer toutes les opérations d'inventaire, y compris les entrées et les sorties de produits. Il est également important de procéder régulièrement à des vérifications ponctuelles de votre inventaire afin de détecter rapidement tout écart. Utilisez les informations tirées de vos données d'inventaire pour prendre de meilleures décisions concernant les niveaux de commande et de stockage. Enfin, automatisez et numérisez autant de processus que possible pour gagner du temps et gagner en précision.
