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Le Domaine du HIRTZ, ce sont 12 lodges avec accès privés et 10 studios cocooning nichés à 550m d’altitude au coeur du Parc Naturel Régional des Ballons des Vosges. Situé en Alsace, ce domaine propose également de se restaurer dans la brasserie traditionnelle et de profiter de leur institut de bien-être dit Spa Nordique. Plus d'une soixantaine d'employés travaillent pour gérer et animer le domaine du Hirtz, mais les règles du jeu ont changé depuis le Covid. Bien sûr, un protocole sanitaire et une charte hébergement ont été mis en place. Aussi, la planification des équipes est devenue plus complexe notamment de par les jauges restreintes.
Hors Covid, le Domaine du Hirtz organise divers événements de type séminaires, mariages, réceptions... Les différents espaces d'hébergement, restauration et bien-être demande également une organisation du personnel structurée. Pendant le Covid, les services ont forcément été restreints : les clients pouvaient toujours réserver un hébergement mais la partie restauration se faisait directement dans les chambres en vente à emporter.
Pauline Perigault, Assistante des Ressources Humaines nous explique que le reste a continué à fonctionner : "Actuellement, au niveau du SPA, on continue de proposer ce qui est massage et soins, en respectant les règles sanitaires en vigueur bien évidemment. Les clients peuvent également profiter du lit de flottaison, où ils peuvent se reposer seul ou en duo."
Au Domaine du Hirtz, les ressources humaines sont gérées par deux personnes. Pauline Perigault est donc celle qui s'occupe de la gestion des temps et de la réalisation des plannings. Après être passée par différentes solutions, elle a opté pour notre logiciel Skello pour pouvoir paramétrer simplement et efficacement en fonction de ses besoins et de son fonctionnement.
"Nous recherchions une solution simple et puissante et nous avons rencontré Skello sur un salon ".
Pendant le confinement, il a fallu continuer à planifier les heures de travail avec de nouvelles contraintes. Pauline Perigault explique : "Nous continuons à solliciter une quinzaine de personnes. Nous avons un ou deux cuisiniers pour la partie restauration et un ou deux serveurs qui travaillent également. Nous adaptons les plannings en fonction du nombre de visiteurs et Skello nous aide à le faire de manière flexible. Nous anticipons mieux grâce à l'outil et nous faisons aussi mieux face aux imprévus quotidiens. Nos apprentis continuent aussi à venir travailler car pour leur diplôme ils se doivent d'être présents sur le lieu de travail".
Ce que les responsables Ressources Humaines ont particulièrement apprécié cette année, c'est la capacité d'adaptation que nous leur avons apporté tant de par notre outil que par notre accompagnement. Par exemple, nous avons développé deux nouvelles fonctionnalités liées au contexte Covid : le rapport aux heures de chômage technique et l'attestation de déplacement obligatoire.
"Le rapport de chômage partiel, c'est une fonctionnalité que nous utilisons tous les mois maintenant, puisque nous nous servons de Skello pour faire l'état préparatoire des salaires. Cette gestion des heures de chômage partiel, ça nous a vraiment aidé. Si nous n'avions pas eu ça, ça aurait été compliqué de prendre les salariés au cas par cas et de suivre les heures travaillées ou chômées. Avec ma collègue, on était contentes que vous ayez si bien réagi."
Au niveau opérationnel, ce qui est très pratique, c'est de pouvoir communiquer le planning directement par SMS et par email aux salariés : "C'est super pratique parce que ça arrive tous les jours qu'il y ait des modifications : on clique sur deux boutons, et c'est bon ! Pas la peine d'appeler la personne."
"Ce qui est bien aussi chez nous, c'est que les salariés ont vraiment adhéré à Skello : ils savent que quand ils reçoivent le planning, c'est le dernier en date qui sera valide. Ça nous fait gagner du temps au quotidien sur les plannings et les ressources humaines !"
Elle parle aussi de la facilité de création et d'application des plannings : "le fait qu'on puisse créer des modèles de plannings et les dupliquer d'une semaine à l'autre, c'est vraiment plus simple."
Enfin, l'une des spécificités de Skello est notre accompagnement sur-mesure, chaque client a un référent qui lui est dédié et notre service client est aussi disponible chaque jour de 9h à 19h et le samedi de 9 à 14h inclus : "Dès que nous avons une question, on n'est pas obligés de prendre le téléphone. C'est bien fait et efficace ! Généralement, on a une réponse rapide via le chat en ligne. Vous êtes réactifs."
