Le contrôle du temps de travail revient à s’assurer que la durée de travail des employés est conforme à la loi et tous les employeurs ont l’obligation de réaliser ce contrôle. Pourquoi et comment le mettre en place ? On vous explique tout !
Le contrôle du temps de travail est une obligation légale qui incombe à l’employeur. Cette disposition est prévue par l’article D.3171-8 du Code du travail pour toutes les entreprises françaises, mais la règle doit également être appliquée à leurs éventuelles filiales étrangères, conformément à la directive 2003/88/CE du Parlement européen. Pour être en conformité, l’employeur doit être en capacité de produire une justification du temps de travail de ses salariés, dans le respect des durées maximales de travail et des temps de repos prévus par le Code du travail.
Pour rappel, la durée maximale de travail est de 10h par jour, sur une amplitude maximum de 13h, et de 48h par semaine. Le temps de pause minimum est, sauf convention collective contraire, de 20 minutes à partir de 6h de travail par jour, et le temps de repos est d'une durée minimale de 11h par jour et 35h par semaine. De plus, en cas d’horaires collectifs, l’affichage des horaires de travail est obligatoire.
Attention, dans le cas où, en tant qu’employeur, vous seriez dans l’incapacité de fournir une preuve des heures de travail effectuées à l’inspection du travail, vous vous exposez à une amende de 2000 euros par salarié. Il revient donc à l’employeur de mettre en place les dispositifs de contrôle adaptés à son activité et à sa manière de travailler et de pouvoir ainsi fournir des justificatifs conformes aux attentes légales.
Horaires individualisés, collectifs ou forfait jour, il existe de nombreuses méthodes de suivi du temps de travail. Pour vous aider à choisir le système le plus adapté à votre fonctionnement, voici un aperçu des principales solutions de suivi.
Qu’il s’agisse d’un registre papier ou informatique, comme un fichier excel par exemple, cette solution implique que chaque salarié réalise de manière autonome l’enregistrement de ses horaires de travail et de repos. Il s’agit de la méthode la plus pratique en termes de mise en place puisqu’elle ne requiert aucune installation technique particulière. Elle présente en revanche le niveau de fiabilité le plus faible, principalement compte tenu des risques d’erreurs de saisie (volontaire ou non), ou encore de perte ou destruction des documents. Skello vous propose un modèle de feuille de pointage Excel à télécharger si vous souhaitez utiliser ce format.
Largement utilisée dans les administrations ou encore dans les usines, la badgeuse est un système qui permet, grâce à des badges individuels, de notifier la présence d’un salarié sur son lieu de travail. Les données de début et d’arrêt d’activité sont enregistrées et permettent un relevé individuel d’heures travaillées, de temps pause et de repos de chaque salarié. Le défaut du pointage est qu’il est difficilement exploitable pour les activités nécessitant de nombreux déplacements, pour un cadre au forfait jour ou les salariés en télétravail.
Le logiciel GTA est un outil informatique qui s’inscrit dans une logique de stratégie RH complète, puisqu’il permet de générer des rapports détaillés : nombres d’heures travaillées, absences, heures supplémentaires, planning, etc. Le salarié saisit ses heures et ses activités dans le logiciel, qui sont ensuite contrôlées et validées par un manager. La majorité des logiciels prévoient également un système d’alerte permettant de notifier les utilisateurs du non-respect des horaires ou des oublis de saisie, ce qui réduit fortement le risque d’erreurs.
Concrètement, cette obligation permet de protéger le salarié en cas de non respect des heures de travail par l’employeur, mais également de protéger ce dernier en cas de litige. En effet, dans l’hypothèse où aucun document attestant du temps de travail ne pourrait être fourni, les juges examineront la situation uniquement selon les éléments avancés par le salarié.
Au-delà de ces règles relatives au respect des durées de travail, il est intéressant d’aborder ces obligations comme des opportunités d’optimisation de votre activité et non comme de simples formalités. Intégrer à une stratégie globale, le suivi des activités présentent de réels avantages pour l’entreprise :
Ici encore, la loi ne prévoit pas de modalités spécifiques, cela dépendra de la méthode de suivi que vous aurez choisie. La mise en place d’une méthode automatisée permet d'éviter les problématiques liées à des rapports de contrôle réalisés par un tiers et ainsi répondre au mieux aux exigences légales. La fiabilité des données informatisées et le faible risque de falsification seront plus facilement démontrables en cas de litige, mais cette méthode peut être difficile à appréhender par les salariés, notamment s’il s’agit d’un bouleversement dans le fonctionnement historique de l’entreprise. Veillez donc à informer les représentants du personnel et les salariés avant de le mettre en place.
Dans certains cas, comme nous l’avons vu, le salarié aura lui-même la tâche de réaliser le suivi de son temps de travail. Cela concerne principalement les salariés au forfait jour ou encore lorsqu’une méthode de suivi manuel a été choisie par l’entreprise.
Vous l’aurez compris, en tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de contrôler le temps de travail de vos salariés, mais vous êtes libres de choisir les modalités de contrôle. Au-delà du respect des obligations légales, le suivi du temps de travail permet d’avoir une vision globale des activités et ainsi d’améliorer sa gestion rh.
