Feuille d'heures : qu’est-ce que c’est, comment les créer et s’en servir ?

Une feuille d’heure est un document indispensable pour gérer le temps de travail de vos salariés et les rémunérer en conséquence. Mais connaissez-vous exactement les règles et les bonnes pratiques pour créer et utiliser les feuilles d’heures ? Découvrez ici toutes leurs subtilités, leur intérêt, leur fonctionnement et leurs avantages. Un modèle Excel est par ailleurs à votre disposition ⬇️

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Feuille d’heures : définition

Une feuille d'heure, appelée aussi feuille de temps, est un document papier ou numérique qui permet de comptabiliser le temps de travail effectué par un salarié sur une période donnée. 

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Elle indique notamment les heures de début et de fin de chaque journée, les pauses, les heures supplémentaires, les absences et les congés. Le maintien à jour de ces informations est indispensable pour l’organisation RH et l’établissement de la paie.  

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Rappelons que le pointage des heures est obligatoire, mais la feuille d’heures est un moyen comme un autre de le faire. En ce sens que l’employeur n’a aucune obligation quant aux moyens qu’il utilise pour réaliser le suivi du temps de travail. Vous pouvez ainsi utiliser au choix : une feuille de papier, un tableur Excel (ou un autre logiciel équivalent) ou une solution numérique dédiée au comptage des heures.

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📌A savoir : le comptage des heures, par exemple sur une feuille de temps, doit être conservé par l’employeur pendant 5 ans.

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Quels sont les avantages des feuilles d'heures ?

Les feuilles d’heures présentent de nombreux avantages pour l’employeur et le salarié :

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Vérifier l’exactitude du contrat de travail

Le fait de noter chaque heure travaillée permet de vérifier le respect du contrat de travail et du Code du travail. Cela, notamment en matière de durée légale, de repos hebdomadaire ou encore de paiement des heures supplémentaires.

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Faire le calcul de la rémunération

Ce document facilite par ailleurs le calcul de la rémunération du salarié, en tenant compte des éventuelles primes, indemnités ou majorations liées au temps de travail.

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Établir le suivi de l’activité du salarié

Une feuille de temps active le suivi de l’activité du salarié, notamment sa productivité et sa ponctualité.

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Optimiser la gestion des Ressources Humaines

La gestion des ressources humaines en est facilitée car la feuille de temps permet de mieux anticiper les besoins en personnel selon les fluctuations de l’activité.

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Effectuer la traçabilité du temps de travail

La feuille d’heures est aussi une bonne manière de conserver une traçabilité des temps de travail en cas de litige avec les salariés ou de contrôle de l’inspection du travail.

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Quels sont les secteurs les plus à même d’utiliser des feuilles d'heures ?

Les feuilles d’heures sont indispensables dans certains domaines où le temps de travail est variable, irrégulier ou dépendant de la demande des clients. Cela comprend principalement : 

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• L’intérim  
• Le BTP  
• Le service à la personne
• La restauration 
• L’événementiel  

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Comment remplir une feuille d'heures ?

Pour remplir une feuille d’heures, il faut respecter certaines règles et étapes :

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1. Choisir le bon modèle de feuille d’heure, adapté au secteur d’activité, au type de contrat et à la périodicité du temps de travail (hebdomadaire, mensuel, etc.).
2. Indiquer les informations personnelles du salarié (nom, prénom, etc.) et de l’employeur (raison sociale, adresse, etc.).
3. Noter les heures de début et de fin de chaque journée de travail, en précisant les pauses et les éventuelles interruptions.
4. Calculer le nombre d’heures effectuées par jour et par semaine, en distinguant les heures « normales », les heures supplémentaires, les plages en horaires de nuit, les heures travaillées le dimanche et les jours fériés, etc.
5. Ajouter les absences et les congés, en indiquant leur motif (maladie, accident du travail, formation, etc.) et leur durée.
6. Signer la feuille d’heure et la faire signer par l’employeur ou son représentant.
7. Conserver un exemplaire de la feuille d’heure pendant 5 ans.

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Pour être sûr de la véracité des informations sur une feuille de temps remplie par un salarié :

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• Vérifiez régulièrement la cohérence des données saisies sur la feuille d’heure, en les comparant avec les plannings, les fiches de présence ou les relevés d’activité.
• Sensibilisez vos collaborateurs à l’importance de remplir correctement leur feuille d’heure. Un petit rappel des conséquences juridiques et financières en cas de fausse déclaration peut être nécessaire.
• Contrôlez l’exactitude des heures de travail déclarées par les salariés, par le biais des moyens légaux et raisonnables, à commencer par les badges et les pointeuses.

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Pourquoi passer par des feuilles d’heures numériques ?

S’équiper d’une solution numérique automatisée pour le comptage des heures est une solution de plus en plus prisée par les employeurs et les salariés. En voici les différents avantages : 

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Avantages d'une solution numérique automatisée pour le comptage des heures

Moyens utilisés et bénéfices

Faciliter la saisie et le transfert des données relatives au temps de travail

Tous les supports numériques, facilitant ainsi le remplissage des heures par les salariés de terrains grâce à leur smartphone ou tablette.

Gagner du temps et de l’argent

La numérisation des feuilles d’heures permet de réduire les tâches administratives, les erreurs de calcul et les litiges liés aux feuilles d’heure.

Améliorer la fiabilité et la sécurité des informations

Les informations sont stockées sur des serveurs sécurisés  

Offrir plus de flexibilité et de transparence

En permettant aux salariés de consulter et de modifier leur feuille d’heures à tout moment, et aux employeurs de contrôler et de valider les heures de travail en temps réel.

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Conclusion

L’adoption d'une solution numérique automatisée pour la gestion des feuilles d'heures représente une évolution simple d’accès et qui change véritablement la donne. Elle simplifie les processus administratifs, minimise les erreurs et améliore la transparence et la sécurité des informations. 

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Grâce à ses fonctionnalités avancées, Skello permet de rationaliser la saisie et le transfert des données de temps de travail. Cette solution dédiée à la gestion du temps de travail des salariés de terrain est un véritable outil de flexibilité, tant pour les salariés que pour les employeurs.