Le terme GTA est couramment utilisé pour qualifier les solutions mises en place par l’entreprise pour réaliser le suivi complet du temps de travail et des absences des collaborateurs.
GTA signifie Gestion du Temps et des Activités, et désigne l’ensemble des moyens mis en œuvre pour suivre et contrôler la durée de travail en entreprise. L’objectif est de pouvoir ensuite analyser ces données afin de suivre les activités par service ou par projet, mais aussi de comptabiliser les variables permettant le calcul de la paie des salariés en fin de mois (congés, absences, heures travaillées, etc.).
La GTA permet de suivre le temps de travail d’un collaborateur dans sa globalité. Pour obtenir cette vision à 360°, elle porte sur différentes thématiques :
Cette vision globale du temps de travail, et tous les éléments pris en compte par la GTA permettent donc de faire concorder ressources et besoins, sur le plan humain et financier.
Bien que rattachée à la gestion RH, la GTA est un système transversal qui concerne plusieurs services de l’entreprise et s’applique aussi bien aux collaborateurs qu’aux managers et aux équipes RH.
Pour les collaborateurs, la GTA va permettre de faire remonter ses données de temps de travail via le pointage, de gérer ses demandes de congés ou encore de consulter ses plannings.
Les managers vont pouvoir gérer la planification des activités et piloter efficacement leurs équipes. La GTA est donc un outil de management qui assure la bonne gestion des activités sur tous les plans : anticipation des besoins, validation des informations déclarées, rectification des erreurs, etc.
Pour les équipes RH, la GTA est un élément central puisqu’ils ont à charge la création, la gestion et la validation finale de tous les éléments qui composent le suivi du temps et des activités. L’outil GTA doit donc être efficacement pensé.
La GTA est importante pour l’optimisation des ressources de l’entreprise, car elle permet d’augmenter la productivité et d’améliorer la rentabilité, tout en assurant le respect du cadre légal de l’entreprise.
L’une des premières difficultés rencontrées lorsque l’on essaye de mettre en place un système GTA, c’est de s’assurer de la fiabilité des informations collectées.
Parce qu'il réduit le nombre de manipulations humaines, un logiciel GTA diminue fortement le risque d’erreur et permet notamment de sourcer l’information par une action unique.
Prenons l’exemple du pointage, le collaborateur badge son arrivée sur une pointeuse mécanique ou digitale, cette information est enregistrée une fois et est directement accessible par tous.
La saisie unique et son accessibilité immédiate évitent de traiter une même information plusieurs fois et permettent donc l'analyse fiable de données vérifiées.
La gestion du personnel s’effectue dans le respect d’une législation précise, que ce soit celle du droit du travail ou de conventions et accords spécifiques de l’entreprise.
La GTA peut intégrer ces règles à son système de traitement de l’information et permettre de surveiller en temps réel le respect des règles, comme le dépassement de la durée maximale de temps de travail. Le service RH sera alors directement alerté et pourra agir en conséquence.
Parce que son utilisation est largement automatisée, la GTA permet un réel gain de temps. Les informations nécessitant une saisie manuelle sont limitées et le risque d’erreur réduit par conséquent le temps de correction et de vérification. La GTA permet donc de soulager les collaborateurs de cette tâche chronophage, mais aussi aux autres services d’utiliser ces mêmes données sans avoir besoin de les collecter à nouveau, comme les services de paie.
Si la GTA a commencé sur des feuilles de papier, cette solution est aujourd’hui très peu utilisée. Les entreprises optent donc pour l’utilisation d’un tableau Excel ou d’un logiciel de gestion et suivi des temps.
L’utilisation d’Excel permet d’automatiser les calculs et l’analyse des données grâce à la mise en place de formule adaptée aux règles en vigueur dans l’entreprise. Le suivi peut être mensuel, hebdomadaire ou adapté aux différentes activités et le collaborateur devra renseigner ses heures d’arrivée et de départ, et ses temps de pause.
L’utilisation d’Excel permet donc une analyse automatisée et sans erreur, sous réserve que les informations transmises par le collaborateur soient exactes.
Les logiciels de GTA sont aujourd’hui de plus en plus présents, car ils permettent la gestion efficace des activités de l’entreprise. Ce type de logiciel permet de collecter tous les éléments liés à la gestion du temps de travail et d’automatiser cette partie de la gestion administrative du personnel.
Un logiciel de GTA permet de maximiser tout le potentiel de la gestion du temps de travail :
Cette solution permet également à l’entreprise de proposer un outil adapté à tous types de postes puisqu’elle se décline sur différents supports (ordinateurs, application, smartphone, etc.).
