Vous le savez, la durée légale de travail pour un salarié est de 35 heures par semaine. Néanmoins, selon les besoins de l’employeur et l’industrie de l’entreprise concernée, il est possible de faire travailler davantage les salariés. D’une semaine à l’autre, les besoins en personnel peuvent changer et le rythme de travail des salariés peut devenir plus soutenu. Dans ce cas-là, on utilisera le principe d’heures supplémentaires pour mieux répartir la durée de travail des employés. Ces dernières peuvent être compensées selon la situation par une majoration de salaire, un repos compensateur de remplacement ou une contrepartie obligatoire en repos - dans le cas où ces heures supplémentaires iraient au-delà du contingent annuel.
Si vous souhaitez mettre en place des heures supplémentaires pour vos employés, cela doit être approuvé au préalable, même si c’est implicite. Vous devez en faire la demande auprès de votre comité d’entreprise. En effet, ce principe n’est pas dans le code du travail puisqu’il résulte de la jurisprudence de la Cour de cassation.
Pour compter et décompter ce type d’heures, il faudra prendre une base hebdomadaire. S’il n’y a pas de convention ou d’accord collectif fixant la période des 7 jours consécutifs, on comptera par défaut une semaine qui démarre le lundi à 0 heure et se finira le dimanche à 24 heures.
Des règles doivent être appliquées au contingent d’heures supplémentaires :
👉 Chaque heure supplémentaire réalisée au delà de la limite du contingent devra au préalable être communiquée et validée par les représentants du personnel
👉 Chaque heure supplémentaire réalisée au delà de la limite du contingent devra donner lieu à une contrepartie en repos
Cette règle de contingent ne comprend pas les salariés ayant conclu une convention de forfait en heures sur l’année, ni ceux ayant conclu une convention de forfait annuel en jours, ni non plus les cadres dirigeants. Elle est fixée, sauf si accord collectif, accord de branche ou convention à 220 heures par salarié par an.
Les heures qui sont prises en compte et doivent être décomptées sont les suivantes :
👉 Les heures accomplies au delà de la durée légale
Il faut exclure les heures suivantes du contingent annuel d’heures supplémentaires :
👉 Les heures supplémentaires ouvrant droit au repos compensateur équivalent mentionné à l’article L. 3121-28 du code du travail et celles accomplies dans les cas de travaux urgents énumérés à l’article L. 3132-4 du code du travail
👉 Les heures de la journée de solidarité, dans la limite de 7 heures ou de la durée proportionnelle à la durée contractuelle pour les salariés à temps partiel
Si vos salariés travaillent plus que ce qui est prévu dans vos contrats et vos plannings, il est obligatoire de les rémunérer ou de leur offrir une compensation. En effet, même si vous prévoyez et communiquez vos plannings d’équipes bien à l’avance, il n’est pas rare d’assister à des heures réalisées bien différentes. Dans ce cas, un logiciel de gestion de temps peut vraiment être bénéfique pour ne pas perdre du temps en fin de mois à analyser toutes les heures réalisées ou chômées. Aussi, cela vous permettra souvent d’éviter les erreurs sur les bulletins de salaires et ainsi de favoriser l’entretien de bonnes relations avec vos salariés.
💡 Pour favoriser un décompte juste des heures supplémentaires, ne les confondez pas avec les horaires et communiquez bien cette distinction auprès de vos salariés. Si un salarié travaille tard le soir, au-delà des horaires qui sont fixées, cela n’équivaut pour autant pas forcément à des heures supplémentaires. L’heure supplémentaire correspond à une heure travaillée au-delà de la durée légale maximum de travail (35 heures hebdomadaires) ou de la durée d’équivalence qui a été déterminée au sein de votre entreprise.
🚨 S’il n’est pas d’usage de faire des heures supplémentaires au sein de votre établissement et que cela n’a jamais été validé par votre comité d’entreprise, notez que les heures réalisées en plus du volume horaire hebdomadaire seront toujours considérées comme “heures supplémentaires” par le juge. À la condition bien sûr qu’elles aient un impact sur la quantité ou la nature du travail du salarié ou que leur réalisation soit rendue indispensable par les missions qui ont été données au salarié. Si l’employé a trop souvent recours à des heures supplémentaires non justifiées, vous devrez noter ce non-respect des heures. Vous êtes en droit de faire un rappel à l’ordre concernant ces débordements d’horaires. Si cela n’est pas justifié par votre fonctionnement ni par les tâches que vous lui assignez, alors le salarié ne peut pas réaliser de nouvelles heures supplémentaires sans votre approbation.
La gestion des heures supplémentaires est étroitement liée à la manière dont vous allez gérer votre planification au global. Digitaliser cette gestion à l’aide d’un logiciel vous permettra d’anticiper, de suivre en temps réel et d’éviter des débordements éventuels sur les heures supplémentaires.
En tant qu’employeur ou manager, vous indiquez sur le logiciel RH choisi la convention collective correspondant à votre entreprise afin que toutes les règles du cadre légal soient respectées au sein de vos plannings. Vous allez aussi souvent pouvoir ajouter des informations concernant les règles de fonctionnement propres à votre entreprise.
Ensuite, vous allez pouvoir créer vos plannings facilement en quelques clics, à l’avance et réutiliser des modèles de plannings existants sur plusieurs semaines. En suivant en direct les heures réalisées ou non par chaque employé, vous allez pouvoir mieux anticiper les heures supplémentaires et ces dernières seront automatiquement comptées dans les éléments variables de paie : rien de mieux pour améliorer les interactions avec votre comptable. Plus besoin de passer des heures à éplucher les plannings et les notes laissées par les employés en retard ou ayant échangé leurs shifts… Plusieurs logiciels offrent aussi la possibilité de mettre en place des alertes pour mieux piloter les heures réalisées ou chômées par rapport à ce qui a été planifié.
Skello est la solution pour construire le planning du personnel optimal pour votre structure. Elle prend en compte toutes vos règles et contraintes (convention collective, disponibilités, types de contrats de vos employés…) afin de vous proposer le meilleur planning pour votre établissement.
Tout y est : demandes de remplacement, de congés ou d’indisponibilités... Toutes les demandes de vos employés sont prises en compte sur Skello automatiquement. Un changement de planning ? Vos employés sont aussi notifiés en temps réel.
À la fin du mois, Skello vous donne accès à différents rapports que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Y figureront différents éléments essentiels à une gestion de la paie juste et sereine : les heures supplémentaires, les absences, les congés, les acomptes, les primes… Vous n’avez plus à retraiter quoi que ce soit, tout est centralisé pour exporter vos éléments variables de paie en 1 clic.
Pour suivre les heures supplémentaires, c’est tout simple : Skello propose une option “Badgeuse”, qui permet aux salariés d’indiquer leur présence, leurs pauses et leur départ depuis une tablette. En tant que manager, vous aurez accès aux heures réalisées et pourrez faire confiance aux compteurs d’heures les yeux fermés (tout en gardant toujours la main dessus si besoin de faire des modifications).
👍 Si vous passez sur Skello, vous aurez le choix de fonctionner avec un compteur et avec majoration ou sans compteur.
Si vous fonctionnez avec compteur et majoration, les heures supplémentaires / complémentaires seront majorées par tranche de majoration en fonction de votre convention collective (10, 20, 50%...). Skello vous donnera le détail du total des heures avec les heures supplémentaires réalisées et leur majoration. Vous avez aussi la possibilité d'effectuer le calcul des heures supplémentaires avec Excel.
Si vous n’activez pas ce compteur, vous retrouverez simplement le total d’heures travaillées par vos employés sur les plannings. 🎨 Un code couleur simple est appliqué pour vous donner une vision globale en 1 clin d’oeil : le total gris correspond aux shifts que vous avez planifiés, les heures en bleu correspondent aux heures que le salarié vous doit et les heures en rouge correspondent aux heures que vous lui devez (les heures supplémentaires réalisées par rapport à son volume horaire).
