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Vous êtes professionnel et vous avez plusieurs salariés à gérer, voire plusieurs équipes, voire plusieurs sites ? Alors nous ne vous apprenons rien : les congés peuvent rapidement devenir difficiles à gérer.
D’après le cadre légal, nous vous rappelons que les salariés accumulent en France 2,5 jours ouvrables de congés payés chaque mois de travail effectif. Sur une année, faisons le calcul : cela correspond à 30 jours. Si vous décidez de faire le décompte en jours ouvrés par mois de présence, cela correspond à 2,083 jours selon l’accord collectif d’entreprise ou de branche.
Qu’en est-il des congés supplémentaires ? On parle de ce type de congés quand le nombre de jours ouvrables ou ouvrés de CP acquis peut être majoré.
Les conditions sont soit prévues par le cadre légal, soit par des dispositions conventionnelles ou collectives, le contrat de travail ou un usage.
Bref, gérer tous les types de congés en direct avec les salariés, via des feuilles de papier que vous leur distribuez, que vous raturez ou que vous perdez… va vous faire perdre du temps et surtout perdre patience !
Si Excel peut être une alternative intéressante, les modèles de calendriers de congés par employé, avec des codes couleurs ont leurs limites. Déjà, vous devez penser à les partager avec les bonnes personnes, celles qui s’occuperont souvent des RH et des heures des salariés. Vous devrez bien sûr vous assurer que ces personnes ont les compétences pour utiliser Excel et qu’elles fassent un suivi mensuel. Il sera rare que vous souhaitiez donner accès à ce type de documents à vos salariés directement, ce qui vous obligera à faire des allers retours pour récupérer les informations.
Pour plus de détails sur la gestion manuelle des congés et les alternatives possibles, découvrez notre article dédié.
Sur Excel, si vous organisez bien votre tableur ou que vous utilisez un modèle complet, avec des formules, vous arriverez à avoir un “planning” de congés et absences plutôt efficace. Mais sur le long terme, les différentes feuilles risquent de s’accumuler et vous pouvez vous embrouiller.
Qu’est-ce que l’on entend donc par “congés gérés réellement automatiquement” ?
Par automatique, on entend déjà digital. Aurevoir les feuilles de papiers ! L’idéal, pour une gestion habile des congés payés comme des heures travaillées, est de pouvoir les suivre et les modifier en ligne : depuis votre ordinateur, votre tablette, votre smartphone… Ainsi, vos interactions avec vos salariés sont accélérées et sécurisées. Impossible de perdre une information, tout laisse une trace !
Au-delà du suivi des congés posés, nous vous conseillons de trouver une solution qui vous permettra d’être indépendant en tant qu’employeur, et de rendre vos salariés autonomes.
Concrètement, ça donne quoi pour chaque personne normalement impliquée dans la gestion des congés ?
En plus de gagner du temps et d’augmenter la satisfaction des salariés, en les impliquant dans votre gestion et en leur offrant plus de visibilité, gérer vos congés automatiquement dit pouvoir les reporter sur vos plannings et votre paie rapidement. En procédant ainsi, vous aurez beaucoup moins de questions à vous poser et d’allers retours à faire au moment de créer vos plannings; Si tout est mis à jour en temps réel, c’est vous qui allez être contents mais aussi votre comptable, au moment d’organiser les bulletins de salaire !
Enfin, automatiser cette gestion administrative signifie aussi donner accès à votre moyen de suivi aux salariés, afin qu’ils aient un décompte automatique de leurs jours pris et restants. Fini, les demandes de congés inutiles car le salarié n’a pas regardé son bulletin de paie et donc son solde ! Il est au courant de tout et va agir en fonction des informations qu’il a à portée de main.
Skello est une solution de gestion de plannings et de personnel qui a été créée en 2016. Ce logiciel vous permet de gérer presque tous les aspects administratifs de vos RH et se connecte à certains logiciels de paie. Elle accompagne aujourd’hui plus de 60000 clients et plus de 150 000 utilisateurs partout en France, en Suisse et en Belgique pour leur simplifier le quotidien. Via la création et la publication de plannings, la communication en temps réel avec les salariés, la gestion des contrats et des documents administratif et le suivi en direct des heures grâce à sa Badgeuse.
Aussi, elle vous met à disposition un compteur de congés payés qui, chaque mois, permet de suivre, pour chacun des employés, le nombre de jours de congés payés que celui-ci a acquis et posé.
Comment ce compteur fonctionne-t-il ?
Pour calculer les congés payés, la période de référence est toujours du 1er juin de l'année N - 1 au 31 mai de l'année N et c'est d'ailleurs de cette manière que le tableau est organisé sur Skello.
Pour connaître le fonctionnement de notre compteur, allez sur notre page dédiée.
S’il existe un grand nombre de congés différents (congé payé, congé sans solde, congé paternité ou maternité, congé maladie, congé individuel de formation…), ces congés ne varient pas d’un CDI à un CDD. Tous les salariés en CDD ou CDI doivent bénéficier de 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif, minimum. La convention collective, le contrat de travail ou un accord d'entreprise peuvent prévoir des dispositions plus favorables.
En revanche, une différence existe entre le salarié à temps plein et le salarié à temps partiel. Il ne s’agit pas de la manière dont on va compter le nombre de jours auquel le salarié à droit : on ne proratise pas le nombre de jours de congés en fonction des jours de la semaine réellement travaillés. Par contre, au moment de décompter les jours pris par le salarié, le décompte des jours de congés démarrera le premier jour d’absence du salarié concerné. C’est l'indemnité de congés payés qui sera calculée différemment puisque le salarié bénéficiera d'une indemnité moindre par rapport au salarié à temps plein.
Pour plus d’informations sur le calcul des congés en fonction des contrats, tournez-vous dans cet article.
Quand on parle de congés acquis par mois effectif, il faut garder en tête que le mois est de 4 semaines et que cela correspond donc à 24 jours ouvrables ou 20 jours ouvrés.
💡 À noter : que ce calcul ne varie pas selon que votre salarié est à temps complet ou à temps partiel.
💸 Et la rémunération ? Nous détaillons ce point un petit peu plus bas dans l’article, mais notez déjà qu’il y a deux méthodes possibles pour calculer les indemnités de congés payés. C’est toujours l’indemnité la plus favorable au salarié qui doit être prise en compte sur la rémunération.
Quid de la période de référence pour l'acquisition des droits à congés ?
Si vous travaillez dans une très grande entreprise, il est parfois possible de détourner ces deux périodes de référence pour se caler sur l’année civile (accord obligatoire dans ce cas).
Pour savoir ce qui est considéré ou non comme du travail effectif, rendez-vous sur cette page.
Les congés payés doivent être payés par l’entreprise du salarié. L’exception existe dans le secteur BTP, où c’est une caisse particulière qui prend en charge le paiement des CP aux employés.
Comment calcule-t-on les congés payés ? Comme dit précédemment, deux méthodes existent et vous devez, en tant qu’employeur, toujours choisir la plus avantageuse pour le salarié :
Votre salarié démissionne, son CDD n’est pas renouvelé, vous faites une rupture conventionnelle ? Découvrez comment gérer le versement des indemnités des congés payés en cas de fin ou rupture de contrat.
Le préavis est la période entre le moment où le salarié annonce son départ et le moment où il peut effectivement quitter l’entreprise. Cette période peut coïncider avec des jours de congés déjà pris. Il se peut aussi que votre salarié préfère utiliser ses jours de congés restants, plutôt que de les récupérer en indemnités.
Alors, comment fonctionne-t-on dans ces cas-là ?
Déjà, sachez que le salarié a le droit légalement de demander des congés payés pendant son préavis, que ce soit une démission ou un licenciement. Bien sûr, les conséquences sur le préavis varient selon que les congés aient été prévus avant l’annonce et l’officialisation du départ, ou après.
Pour connaître les règles des autres situations, découvrez notre page.
